Разное

Как правильно подсчитать объем ремонтных работ в офисе: Как рассчитать стоимость ремонта квартиры

admin

Содержание

Как посчитать расходы на ремонт офиса в арендуемом помещении?


Аренда офисного помещения, особенно в период развития компании, намного выгоднее, чем его приобретение. В пользу решения снимать офис также выступают такие факторы, как выгодное расположение здания, необходимая площадь помещения, минимальные затраты на переоборудование. Не факт, что, даже имея средства на приобретение офиса, организация сможет подобрать такой вариант нежилого помещения, который будет подходить по всем параметрам. Оборудование офиса в соответствии с особенностями фирмы, проведение ремонтных работ, перепланировка, оформление в корпоративном стиле – неотъемлемые процессы для полноценного функционирования и развития бизнеса. Как правильно квалифицировать такие работы? Кто должен их оплачивать? Для того чтобы не возникало разногласий, обе стороны должны обговаривать такие вопросы заранее.

Определение объема планируемых работ


Прежде всего, необходимо определить какие виды работ будут проведены.

  1. Капитальный ремонт предполагает замену или восстановление строительных конструкций, инженерно-технических сетей, систем жизнеобеспечения (Например: замена или восстановление штукатурки, облицовки, утепление и шумозащита офисного помещения, установка противопожарных систем, усиление крыши и фундамента, усиление отдельных элементов здания, межкомнатных перегородок, замена пола, реконструкция сети электроснабжения).

  2. Текущий предусматривает работы по поддержанию соответствующего технического состояния (Например: покраска потолков, окон, стен, замена покрытия пола, оформление офиса в едином стиле).


В первом случае работы проводятся при условии изношенности конструкций для продления сроков эксплуатации. Во втором – это систематическая работа для устранения мелких повреждений, поддержания внешнего вида.


Отдельная категория, которая не относится ни к одному из указанных видов – неотделимые улучшения.  Для того чтобы правильно произвести учет затрат, достаточно знать, что улучшение условий в офисе, прежде всего, в интересах арендатора. Без них здание может нормально функционировать. К таким работам можно отнести замену деревянных оконных блоков на пластиковые, сооружение дополнительных входов и выходов, оборудование офиса перегородками и системами видеонаблюдения.

Учет расходов


После того, как определены виды ремонта, можно переходить к учету затрат.


Расходы на ремонт офиса в арендуемом помещении:

  1. При текущем ремонте такие затраты относят к графе «Прочие расходы». Налогообложение в данном случае осуществляется в периоде фактического проведения работ. При этом берется учет только тех сумм, которые были потрачены по факту.

  2. Если были проведены неотделимые улучшения, необходимо производить процесс списание расходов. В этом случае списание должно быть равномерным и осуществляться в течение конкретного отчетного периода. Основание – п.1 ст.256 НК РФ, согласно которому амортизируемое имущество – это вложения в арендованные объекты недвижимости в форме неотделимых улучшений.


С первым пунктом все просто. По второму может возникнуть вопрос: какой период времени предоставляется для списания? В случае, когда не представляется возможным определить точный срок, проведение списаний можно выполнять в соответствии со сроком полезного использования помещения, которое находится в аренде. При этом стоит учитывать, что если договор аренды будет расторгнут, то амортизация прекращается с 1 числа следующего месяца. Согласно бухгалтерскому учету неотделимые улучшения считаются основными средствами. Поэтому срок полезного использования определяется в соответствии со сроком аренды. Получается, налоговый и бухгалтерский учет могут по-разному определять сроки списания. Это приводит к появлению постоянной разницы во втором случае и образованию постоянного налогового обязательства.


Главная задача – определить, чем эти виды работ отличаются друг от друга. Для этого достаточно определить, с какой целью они проводятся и каким образом результат, в целом, влияет на характеристики здания. При текущем ремонте решается вопрос сохранения функциональности помещения. Такие изменения никак не влияют на характеристики. Если характеристики меняются в лучшую сторону, появляются новые, такие, которые отделить от арендованного помещения без разрушения или повреждения нельзя, то речь идет об неотделимых улучшениях.

Как правильно оформить документы


Для оформления соответствующих документов в соответствии с законом РФ, необходимо выполнить ряд условий.

  1. Основное, что следует сделать, до начала ремонта офиса, согласовать свои планы с арендодателем. Для этого отправляется соответствующий запрос собственнику, с целью получения его письменного ответа, разрешающего проведение необходимых изменений. Письменное согласие обязательно. В противном случае расходы на ремонт невозможно будет учитывать для учета налога на прибыль. Запрос должен включать подробный план, который отображает все изменения, и смету расходов.

  2. Далее происходит процесс согласования способа возмещения расходов. За счет арендодателя возможно полное или частичное возмещения потраченных денег. Однако он может и не производить оплату вовсе.

  3. После завершения всех видов ремонтных работ нужно включить затраты в налоговый и бухгалтерский учет.


Если договор аренды будет расторгнут, помимо арендованного имущества должны быть переданы неотделимые улучшения. Происходит это путем составления отдельного акта приема-передачи с указанием всех изменений, которые были произведены за время аренды офиса. Право на возмещение этих затрат возникает только в случае получения письменного согласия на их проведение. На безвозмездную передачу имущества начисляется НДС.


Согласно ст.616 ГК РФ, арендатор проводит текущий ремонт, а арендодатель капитальный. Когда заключается договор аренды, обе стороны могут прописать обязанности на свое усмотрение. На практике возникают ситуации, когда арендодатель отказывается выполнять свои обязательства по капитальному ремонту, даже если они прописаны в договоре. В таком случае арендатор может выполнить ремонтные работы в помещении за счет арендодателя. Возникает такая возможность в том случае, если состояние здания представляет угрозу для жизни, требует неотложных капитальных мероприятий для поддержания его в соответствующем функциональном состоянии. В таком случае затраты отображаются в расходах организации, а компенсация, которая впоследствии будет получена от арендодателя, в сумме доходов.

⇐ Вернуться к блогу

Ремонт офисов: его виды и особенности


Различают два вида ремонта офисов: косметический (он же текущий) и капитальный. Главная задача при косметическом – сохранить эстетичный вид помещения. Для этого меняют облицовочные покрытия: обои, плитку, лак, прочие материалы; иногда заменяют морально устаревшие светильники, розетки, выключатели, износившуюся фурнитуру и сантехнические изделия (например, смесители). Как правило, потребность в таком ремонте возникает через каждые 2–3 года. Чаще всего она связана с высокой эксплуатационной нагрузкой.


Осталось уложить напольное покрытие, расставить мебель – и можно работать


При капитальном ремонте производят полное обновление офисного пространства и выполняют широкий спектр работ: заменяют внутренние инженерные сети, окна, двери; монтируют отделочные материалы; при необходимости прокладывают дополнительные инженерные системы. Нередко вносят изменения в планировку помещений.


Как правило, необходимость в капитальном ремонте возникает раз в 10 лет.


Капитальный ремонт требует значительно больше ресурсов, нежели косметический

Требования к офисным помещениям


При проектировании и ремонте офисных помещений необходимо руководствоваться сводом правил, которые утверждены органами власти. Кроме того, сегодня невозможно отрицать значимость дизайна: именно поэтому для современных офисов заказывают дизайн-проект.


Ниже приведены некоторые документы, регламентирующие проектирование и ремонт офисов:

  • СП 118. 13330.2012 «Общественные здания и сооружения»;

  • СП 44.13330.2011 «Административные и бытовые здания»;

  • СП 30.13330.2012 «Внутренний водопровод и канализация зданий»;

  • СП 52.13330.2016 «Естественное и искусственное освещение»;

  • СП 60.13330.2012 «Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха»;

  • Требования пожарной безопасности при проектировании.


Существует ряд правил, с помощью которых создается комфортная рабочая среда. Они основаны на эргономике пространства; в них учитывается специфика работы сотрудников; прорабатывается схема перемещений в офисе; зона отдыха и приема пищи; большое внимание уделяется свету и мебели. Определяющим фактором является назначение офиса: шоу-рум или офис, предназначенный для работы большого количества сотрудников, проведения лекций, семинаров.

Особенности ремонта офисов


К офисам предъявляются различные нормативные требования, в том числе и санитарные. Это связано с тем, что офисное пространство предназначено именно для работы – здесь каждый человек подвергается нагрузке в течение восьми часов, а порой и больше.


Поэтому офисное пространство должно обеспечивать комфортные, здоровые и безопасные условия труда для всех сотрудников и минимизировать стресс от утомительного труда. Эти условия накладывают соответствующие требования на материалы, применяемые при ремонте, и инженерные системы, так как они тоже подвергаются интенсивной эксплуатационной нагрузке.


Так выглядит современный офис. У каждого сотрудника по несколько электроприборов


Таким образом, при проведении ремонта обязательно учитывают следующие условия:

  • количество сотрудников, постоянно находящихся в офисе;

  • ориентировочное количество посетителей;

  • будет ли комната приема пищи или полноценная кухня;

  • особенности рабочего процесса каждого типа сотрудников;

  • потребляемая мощность электроприборов и оборудования;

  • есть ли необходимость в организации определенных зон (для приема посетителей, отдыха и т. д.).

Особенности инженерного обеспечения


Работа любого офисного сотрудника связана с использованием компьютерного оборудования и средств коммуникации. Поэтому все современные офисы оснащены не только типовыми, но еще и слаботочными инженерными системами.


Ниже приведены инженерные системы, прокладываемые в офисах:

  • электроснабжение и освещение;

  • водопровод и канализация;

  • кондиционирование и вентиляция;

  • охранная сигнализация;

  • пожарная сигнализация и пожаротушение;

  • системы контроля и управления доступом, в том числе видеонаблюдение;

  • интернет, телевидение и телефонная связь.


Чтобы все эти системы функционировали безупречно, необходимо правильно рассчитать пиковую нагрузку для каждой системы и смонтировать их таким образом, чтобы не возникало перегрузок. При монтаже необходимо применять технологию, которая позволит легко заменить сеть в случае ее поломки, обрыва или износа.


Обязательно нужно предусмотреть технологическую возможность для прокладки дополнительных ветвей на тот случай, если количество офисного оборудования увеличится.


Необходимо заранее побеспокоиться, есть ли необходимая мощность для планируемого офиса. Если ее недостаточно, стоит заняться получением необходимой мощности или искать подходящее помещение. При проектировании инженерных систем необходимо уделять внимание энергосберегающим технологиям. Это могут быть:

  • светодиодные светильники;

  • датчики движения, включающие освещение или камеры видеонаблюдения;

  • вентиляция с рекуперацией воздуха и другие.

Особенности планировки офисов


Помимо этого все сотрудники независимо от их должности посещают семинары, конференции и тренинги. Это значит, что коммуникативный процесс играет важнейшую роль в жизнедеятельности любой компании. Именно поэтому разработке планировочных решений при проектировании офисного пространства уделяется особое внимание.


Мы можем выделить 3 вида планировочных решений:

  1. Кабинетный тип считается классическим. В этом случае помещения обеспечивают работникам максимальный комфорт – тишину и защиту от посторонних глаз.


Офис кабинетного типа

  1. Офисы открытого типа подходят для компаний, работа которых требует активной коммуникации сотрудников друг с другом или обладающих большим штатом однопрофильных специалистов.


Офис открытого типа

  1. Офисы комбинированного типа совмещают в себе характеристики кабинетных и открытых.


Офис комбинированного типа


В наши дни рынок отделочных и строительных материалов может удовлетворить любые потребности заказчиков. Широчайший выбор окон (с одной, двумя или большим количеством камер), напольного покрытия (ламинат, ПВХ-плитка, ковролин, керамогранит, мозаика и др.), обоев, лаков, декоративной штукатурки, лепнины, изоляционных материалов, стеклянных перегородок с алюминиевым профилем и без – все это позволяет создать офис любого типа и дизайна.


Конечный выбор зависит от специализации компании и пожеланий заказчика.

Этапы проведения ремонта


Процесс организации ремонта прост и состоит из нескольких этапов:

  1. Формирование объемов работ. Если у вас есть проект или техническое задание, присылайте его нам на электронную почту [email protected] или же позвоните по номеру 8-800-550-94-42 и закажите выезд инженера. Инженер бесплатно выедет на объект, составит объем работ и проконсультирует по технологии ремонта.

  2. Стоимость работ. Готовим детальную смету и направляем вам на согласование.

  3. Выполнение работ. Заключаем договор и приступаем к ремонту в соответствии с разработанным графиком.

Заключение


Продуктивность любой компании зависит от квалификации и эффективности ее сотрудников. Не последняя роль здесь отводится условиям, в которых они работают. В дополнение к этому, дизайн офиса подчеркивает уникальность компании и укрепляет ее имидж в глазах партнеров и клиентов. Вот почему относиться к ремонту следует максимально серьезно, а доверять работы – только проверенным и авторитетным организациям.

Наилучшая формула для расчета процента работ по аварийному техническому обслуживанию, доли работ по техническому обслуживанию по категориям

Чтобы измерить долю «аварийных» работ по техническому обслуживанию, сначала необходимо однозначно определить, что такое «аварийные работы». Как только вы сможете классифицировать работы по техническому обслуживанию как «аварийные», вы сможете рассчитать процент «аварийных работ» во всей совокупности заказов на техническое обслуживание, которую вы опрашиваете.

 

 

Уважаемый Майк,

На нашем заводе мы определили аварийные работы как реактивные работы по техническому обслуживанию, которые не запланированы или запланированы, но вызваны неожиданными отказами, для которых требуется срочное корректирующее обслуживание. Мы разделяем заказы на работы по техническому обслуживанию по приоритету работы с указанным периодом для выполнения заказа на работу следующим образом.

  • Приоритет 1 Заявка — Выполняется в течение 24 часов в связи с остановкой завода или по соображениям безопасности 30 дней, которые по своей природе являются запланированными профилактическими и корректирующими рабочими заданиями

Из этих трех типов приоритета рабочих заданий по техническому обслуживанию мы рассматриваем P1 и P2 как реактивные или аварийные работы по техническому обслуживанию и хотим контролировать процент этой работы по сравнению со всеми другими работами типы заказов. Наша цель — сделать KPI аварийного обслуживания ниже 20%.

Мой вопрос: какая формула является правильной для расчета этого отношения из трех, приведенных ниже?

  1. Как отношение общего количества реактивных рабочих заданий, выполненных к общему количеству выполненных рабочих заданий
  2. Как отношение общего количества часов ремонта реактивных рабочих заданий к общему количеству часов ремонта рабочих заданий (Время ремонта)
  3. Как общее количество затраченных человеко-часов реактивных заказов на работу, разделенное на общее количество человеко-часов, использованных для всех типов заказов на работу

Спасибо, что поделились со мной своим драгоценным временем.

 

 

Привет, Мадхава,

Если вы хотите измерить процент работ по аварийному техническому обслуживанию, вам сначала необходимо определить все категории типов работ по техническому обслуживанию, которые вы будете использовать для классификации своих заказов на ремонтные работы. Присвоив рабочим заданиям тип, вы впоследствии сможете определить долю рабочих заданий в каждой категории. Вы можете дополнительно проанализировать каждую категорию, чтобы определить соответствующие расходы, потраченные из вашего бюджета обслуживания.

Определение, используемое для Приоритета 1, не является тем, что я бы назвал аварийной работой. Для меня рабочие задания, выполненные в течение 24 часов для предотвращения сбоев, по-прежнему являются корректирующим обслуживанием. Техническое обслуживание, проводимое для ремонта того, что уже вышло из строя, является аварийным обслуживанием. По моему опыту, «аварийные работы» по техническому обслуживанию обычно определяются как аварийные ремонтные работы. Это работа, при которой производство останавливается или резко сокращается из-за отказа оборудования или производственного инцидента. Если производство может продолжаться с темпами, близкими к нормальным, с риском SFIRP причинения вреда кому-либо или окружающей среде, то у вас нет «чрезвычайной ситуации» (SFAIRP — насколько это практически возможно). Может выйти из строя оборудование, которое вы отнесете к поломке, но это не аварийная поломка с сопутствующими катастрофическими производственными последствиями.

Одним из неприятных аспектов использования «процента аварийной работы» в качестве KPI обслуживания является то, что KPI не помогает предотвратить аварийную работу; это запаздывающий показатель. Ваша настоящая задача — создать надежность оборудования. Высоконадежное оборудование, несомненно, сократит объем срочных заказов в компании.

Для меня наиболее важной мерой экстренного технического обслуживания является общая сумма денежных средств, потерянных для бизнеса из-за каждой нежелательной остановки производства. Интересен процент аварийно-ремонтных работ, но я бы предпочел знать, какие производственные аварийные ситуации, требующие техобслуживания, действительно лишили работы. Как только я получу финансовую оценку потерь от аварийных отказов, я смогу разработать экономическое обоснование, чтобы устранить причины этих отказов и сделать завод более надежным.

Из трех показателей, которые вы перечислили для процента работ по аварийному техническому обслуживанию, наиболее значимыми были бы уравнения 1 и/или 3. Использование уравнения 1 определяет долю всех рабочих заданий в категории аварийного обслуживания. Уравнение 3 показывает долю всех человеко-часов, потраченных на выполнение срочных заказов. Мне не нравится уравнение 2, так как оно ограничивается измерением только часов ремонтной бригады. На самом деле общее количество часов, потерянных на аварийные работы, включает в себя все время, затраченное руководством, надзором и персоналом из групп проектирования, надежности, технического обслуживания и эксплуатации, вовлеченных в это событие.

Маловероятно, что коэффициенты в каждом уравнении будут одинаковыми, так как одно включает подсчет рабочих заданий, а другое требует подсчета всех часов, потраченных всеми на выполнение срочных рабочих заданий. Например, если за один день выдано и выполнено десять заказов на работу, из которых 8 были запланированы и запланированы и не требовали участия производства, а два были срочными заказами на работу. В бригаде технического обслуживания есть супервайзер и пять специалистов по обслуживанию, работающие в стандартную 8-часовую смену, что обеспечивает 48 часов технического обслуживания в день. Один аварийный рабочий заказ занял в общей сложности 20 часов (два обслуживающего персонала по 8 часов каждый, надзор за техническим обслуживанием x 2 часа, оператор x 2 часа), а другой занял два часа (техник по обслуживанию x 1 час, оператор x 1 час). Использование уравнения 1 дает соотношение заказов на работу в аварийных ситуациях для смены, равное 20%. Используя уравнение 3, соотношение составляет 22/51, что составляет 43% (с 3 часами рабочего времени оператора, добавленными к 48 часам рабочего времени ремонтной бригады). Оба соотношения необходимы, чтобы помочь вам понять, что произошло в отделе технического обслуживания в тот день.

Уравнение 3 требует привить приверженность сбору всех человеко-часов, затраченных на аварийные работы и на все виды работ. Во многих компаниях сбор всех человеко-часов по категориям труда, затраченных на выполнение каждого заказа на техническое обслуживание, является слишком сложным или считается ненужным. В таких случаях остается уравнение 1 — количество рабочих заданий, классифицированных как срочные работы, по сравнению с количеством всех рабочих заданий. Таким образом, во многих компаниях уравнение 1 является единственным возможным способом реализации пропорционального измерения аварийных работ.

Но, как вы видели выше, использование только уравнения 1 дает неполное представление о влиянии аварийных работ на компанию. Его использование искажает правду о том, где на самом деле используется ваша рабочая сила. Низкое значение, полученное с помощью уравнения 1, представляет собой нереальную картину реальной эффективности обслуживания. Когда вам дают единый коэффициент аварийной работы для компании, жизненно важно знать, какая форма уравнения использовалась.

Сделать профилактическое обслуживание высшим приоритетом

Мне показалось интересным, что ваши рабочие задания по профилактическому обслуживанию классифицируются как Приоритет 3; будет сделано где-то в ближайшие 30 дней. Я думаю, что это одна из причин, по которой у вас так много срочной работы — продакт-менеджеры делаются слишком поздно, чтобы устранить причины сбоев. Если бы я был на вашем месте, я бы также сделал все менеджеры по проектам приоритетом 1.

Это изменение принесет вам большую прибыль в течение следующих шести месяцев и навсегда. Когда вы ставите PM на первое место, вы замечаете проблемы с оборудованием на ранней стадии и решаете их до того, как они сломаются. Вы активно восстанавливаете и обновляете оборудование, заменяя стареющие детали и детали, подверженные чрезмерным нагрузкам, до того, как они выйдут из строя. Ваши заводы и оборудование будут дольше работать без поломок — ваша стратегия «первоочередного» управления проектами поможет вам добиться более высокой надежности, которую вы хотите. Чрезвычайные заказы на работу уменьшатся; категория заказа на работу Приоритет 2, которая должна быть выполнена в течение 5 дней, будет увеличена на некоторое время; в конечном счете, категория Приоритета 3, которая должна быть выполнена в течение 30 дней, станет значительной частью ваших работ по техническому обслуживанию.

Видите ли вы и понимаете, как присвоение высочайшего приоритета рабочим заданиям PM повысит вашу надежность в будущем и снизит затраты на техническое обслуживание?

Необходимо, чтобы вы выделили людей для выполнения заказов на восстановление PM в день наступления срока их выполнения. Вы по-прежнему должны действовать, когда возникают срочные работы, но выполнять срочные рабочие задания отдельной бригадой. Оставьте команду PM в покое делать свою работу. И последний совет — назначьте своих самых точных и аккуратных специалистов по сопровождению в команду восстановления PM. Признайте их, когда они делают лучшие в своем классе ремонтные работы высочайшего качества. Позвольте им использовать свои более высокие навыки и способности, чтобы ваша установка и оборудование работали надежно.

Надеюсь, вы проверите приведенные выше идеи на себе.

 

Всего вам наилучшего,

Майк Сондалини
Управляющий директор
Штаб-квартира Lifetime Reliability Solutions

 

PS. Если вам требуется консультация по управлению промышленными активами, стратегии технического обслуживания промышленного оборудования, устранению дефектов и предотвращению отказов, техническому обслуживанию и надежности установок и оборудования, свяжитесь со мной по электронной почте [email protected]

 

как посчитать и как их уменьшить • Блог Infraspeak

Команда InfraSpeak