Как сделать проект по: Оформление школьного проекта — образец 2022

Презентация для управления проектом с диаграммой Ганта и проектными фишками

Как менеджер проектов вы часто делаете презентации для своих коллег, руководителя, совета директоров или инвесторов. Сейчас управление проектами переживает переход к гибким методологиям. Поэтому важно не количество слайдов, а выводы по теме. Вместо многостраничных отчетов используют трендовые дашборды на слайдах или динамические – на электронных платформах. Особенно часто их используют на скрам-встречах участников проектной команды.

VisualMethod и эксперты в области управления проектами рассказывают, как сделать проектную презентацию современной и удобной.

1. Планируйте долго, говорите коротко

Обычно презентации проекта короткие. Чем меньше времени отводится на саму презентацию, тем больше должно уйти на ее подготовку. Эксперты указывают на соотношение 1:10. То есть, если предстоит 20-минутное выступление, работа над презентацией не может быть меньше трех часов.

Проработайте следующее:

• сформулируйте и запишите цель презентации в соответствии с ее типом (мотивирующая, промежуточная, итоговая) и целевой аудиторией (члены проектной команды, CEO, инвестор)
• выделите ключевые сообщения
• зафиксируйте портрет своей аудитории, чтобы выбрать верную тактику подачи информации
• напишите план всей презентации, продумайте, каким будет призыв к действию в конце презентации
• выберите информацию, которая будет представлена в приложениях или раздаточных материалах, продумайте ответы на возможные вопросы в ходе презентации
• соберите на слайдах всю информацию по плану
• сделайте дизайн слайдов в едином стиле.

Сертифицированный проджект-менеджер (сертификат PMP), ex вице-президент Московского отделения PMI, MVP (Microsoft), автор нескольких книг по управлению проектами Александр Зубрицкий комментирует: «У вас есть гениальная инновационная идея и отличный бизнес-план. Но вы делаете неграмотную, неубедительную презентацию, и весь проект может предстать несостоятельным. Лучший способ этого избежать – тщательная подготовка. Особенно, если представляете проект потенциальным инвесторам, ведь цена вопроса здесь самая высокая. Чтобы доказать свой профессионализм, выгодно презентовать бизнес-план и его итоги, придерживайтесь принципа 80/20, где 80% — кропотливая работа над презентацией и лишь 20% — экспромт».

2. Кто главный? Аудитория! 

Герой презентации вашего проекта – не вы, а ваша целевая аудитория. Вся информация на слайдах должна быть для нее, ради ее пользы и опираясь на ее особенности. Александр Зубрицкий говорит: «Лучшая тактика презентации – определить систему ценностей ваших слушателей, найти атрибуты этой системы и сделать на них акцент. Ваша аудитория – участники проектной команды? Показывайте пользу от реализации каждого этапа. Инвестор? Демонстрируйте возможную выгоду и решение его проблем. Знаете, как старший руководитель ценит искренность? Честно расскажите о возможных рисках. Презентация проекта не может быть универсальной, она всегда четко направлена и ориентирована на слушателя».

«Портрет целевой аудитории должен быть полным. Учитывайте не только сферу деятельности, но и возрастную категорию. Однажды мой коллега успешно представил основную концепцию проекта среднему менеджменту, используя образ супергероя Marvel. Аудитория состояла из молодых людей, не старше 30 лет. С той же динамичной презентацией явился к ТОП-менеджеру категории 50+. Провал! Руководитель попросту не знал, что за персонажа постоянно он видит на экране, и в каком контексте соотнести его с темой презентации — ассоциация не сыграла. Если вы представляете проект по выводу на рынок нового продукта, то ваша цель – получение инвестиций. Вам нужно добиться того, чтобы в конце презентации потенциальный инвестор осознавал, что ваш проект заслуживает внимания как достойная альтернатива другим. Как это сделать? Адресовать каждое свое сообщение именно ему, уважать его личность и бизнес. Учитывать, что эти люди очень занятые, подавать информацию быстро, по делу, приводить примеры из сферы деятельности и жизни», — рассказывает Алиса Корженевская, руководитель проектов одного из лидирующих российских банков по количеству клиентов, в прошлом директор проектов в «Ростелеком» и руководитель направления в «ЛАНИТ», имеющая опыт разработки систем электронного правительства и работы в Министерстве связи и массовых коммуникаций.

3. Рисуйте «колбаски»

PMBok относит презентации к визуальным артефактам и основным инструментам управления коммуникациями в проектном менеджменте. Именно презентации подкрепляют речь докладчика и объясняют просто и наглядно то, что нелегко выразить устно. 

«В каком случае мы считаем коммуникацию успешной? Когда у аудитории возникли интерес или доверие. Тогда проект получает свой шанс. Люди мыслят образами. Чем больше визуальных опор вы используете в своей презентации, тем быстрее и понятнее донесете идею. Слайд с отражением статуса проекта на таймлайне всегда выигрышнее, чем полностью табличный слайд. Рисуйте «колбаски» (на рисунке), делая отчет по основным вехам. Так мы называем горизонтальные объемные линии, принятые для изображения промежуточных задач в проектах. Они не требуют дополнительной интерпретации, с «колбасками» проще отследить взаимозависимости. Они, к примеру, «худеют» при назначении исполнителя и в ходе выполнения. Уместной картинкой подкрепляйте свои слова. Вместо того, чтобы просто сказать руководителю, что в случае запуска проекта поток его клиентов увеличится, покажите на экране пчел, слетающихся на мед. Визуальные метафоры помогают ключевым моментам дольше удерживаться в памяти. Используйте как можно меньше текста, лучше больше графиков и схем. Они должны быть достаточно простыми, чтобы считываться за 10 секунд. Не забывайте про подписи осей и столбцов. Короткие заголовки, не больше трех-четырех буллитов на слайде или вообще откажитесь от них. Помните одно правило: лучше два простых слайда, чем один перегруженный», — делится опытом Алиса Корженевская.

4.  Используйте магию цифры 3

Человеческий разум так устроен, что нам легче воспринимать информацию, разбитую по группам. Особенным и труднообъяснимым образом на нас действует число 3. Мы чаще всего запоминаем именно три аргумента из доклада, трех главных героев из рассказа, три вывода из книги. «Огонь, вода и медные трубы», «Быстрее, выше, сильнее», «Пришел-увидел-победил». Почему бы не воспользоваться этой «волшебной палочкой» при создании убеждающей презентации. 

Раз уж мы знаем, что наша аудитория скорее всего будет помнить 3 пункта нашей презентации, нужно самим выбрать, что за пункты это будут. Разбейте всю информацию на 3 ключевых аргумента. Сосредоточьтесь на самом важном, не тратя время и слайды на очевидное. 

«Такой принцип хорошо использовать, даже когда аргументов больше. Всегда можно найти что-то общее в них и сгруппировать. Вот вы рассказываете об основных проблемах, с которыми столкнулись в ходе реализации проекта. Отметьте 3 основных пункта. Нормативные ограничения, дефицит ресурсов, дефицит бюджета. Далее, раскрывая подробности, вы будете уверены, что аудитория сосредоточена на самом важном. Что делать, если ключевое сообщение одно? Повторите его трижды. Объявите в начале, раскройте его смысл в середине и закрепите в конце», — советует Алиса Корженевская.

5. Репетируйте выступление

Не все то, что понятно и логично звучит в вашей голове, будет иметь тот же эффект в ходе вашего выступления. Тренируйтесь перед презентацией. Запишите все, что планируете сказать и прочитайте вслух, а лучше дайте послушать кому-то. Эксперты утверждают, что слишком быстрый или монотонный темп, опущенные в блокнот глаза или, наоборот, чтение со слайдов, использование фраз «все в таком духе», «бла-бла-бла», а также воздушные кавычки отталкивают. Используете примеры в своей речи? Будьте осторожны и непременно этичны.  

Обыгрывать образы мировых лидеров в юмористическом ключе не стоит, пусть персонажи будут нейтральными. Позаботьтесь о своем внешнем виде, оденьтесь соответствующим для аудитории образом. И что очень важно, не забывайте о технической стороне вопроса. 

Алиса Корженевская рассказывает: «Еще на заре карьеры летела во Владивосток с презентацией, которой невероятно гордилась. Но разрешение экрана в зале для выступлений оказалось не тем, на которое я рассчитывала. Слайды выглядели совсем не так идеально, шрифты поехали, картинки сжались — жалкое зрелище. Пришлось спешно редактировать на чужом ноутбуке. Я расстроилась, и это сказалось на всем докладе. Учитывайте все технические нюансы. Опробуйте аппаратуру заранее, если это возможно, сохраняйте свою презентацию, к примеру, в pdf».

Главное о разработке презентаций проектов от эксперта студии VisualMethod Евгения Рындина:

1. Когда речь идет об отчетных презентациях, особенно если презентацию смотрят в распечатанном виде, не забудьте пронумеровать слайды. Такая маленькая деталь поможет доказать ваш ответственный подход к делу, ведь аудитории проще и быстрее вернуться к нужной информации для уточнения деталей в ходе беседы.

2. Несмотря на то, что в русском языке богатый синонимический ряд, на слайдах лучше использовать одни и те же термины, описывая, например, продукт компании. Вот вы используете синонимы: ресурс, платформа, информационная система, сервис, когда речь идет о чем-то одном. Аудитория теряется в понятиях, внимание рассредоточено.

3. Если вы – не единственный, кто представляет аудитории свой проект, разместите свою фотографию на финальном слайде. Так гораздо проще вспомнить, кто именно выступал, и провести параллель с материалом доклада. Также добавьте свои контакты, QR-код со ссылкой на ваш сайт или страницу в соцсетях — так можно эффективно развивать и собственный личный бренд.

6. Если планируете рассылать презентацию потенциальным покупателям, то указывайте больше деталей. Делайте акцент на конкретных измеримых количественных достижениях. Не используйте оценочные суждения.

7. Если презентуете отчет о проделанной работе, пользуйтесь следующей структурой:

• краткое ревью проекта, основные метрики
• текущий план: «колбаски» или, если проект без дедлайна, исполнение по главным метрикам
• ожидаемый в перспективе результат
• слайд с решениями, которые требуются от участников проекта по итогу встречи.

Как сделать проект в последнюю минуту

Начните прибираться на рабочем месте

Порядок на рабочем месте — порядок в голове. Приберитесь на столе, сделайте фото и выложите в Instagram с хэштегом #готовкработе. На каждый комментарий отвечайте вдохновляющей цитатой о чистоте, например, «уборка на рабочем месте — залог продуктивного дня». Можете написать про это заметку на Medium. Сделайте черновик статьи, а потом добавьте к двадцатке других постов, которые вы так и не дописали.

Ждите вдохновения

Вдохновение может настичь вас в любую минуту, поразить вас, словно молния, и зарядить креативом. Зайдите на Dribble и оставляйте под чужими работами неконструктивные комментарии вроде «Ого, так круто, мне понравилось, зацените мои работы». Затем отправляйтесь на Behance и часами рассматривайте великолепные портфолио других дизайнеров. Вскоре у вас начнется депрессия из-за того, насколько вы бездарны.

Заварите кофе

Вашему мозгу нужен кофеин, чтобы придумывать новые идеи. Зайдите в кофейню с долгими очередями и закажите свой любимый кофе. Лучше всего вашему творческому потенциалу, конечно же, поможет излишне дорогой обезжиренный ванильный макиато. Кстати, это еще один повод для публикации в Instagram. Поставьте чашку рядом с ноутбуком, найдите правильный угол, воспользуйтесь правилом третей и — щелк! В описании напишите что-нибудь вроде «Спасибо кофейням за вдохновение!». Потратьте полтора часа на выбор идеального фильтра и обработку фотографии.

Поиграйте со шрифтами

В библиотеках шрифтов всего есть что-то новенькое. Полюбуйтесь прекрасными шрифтами, их изящной геометрией и умной лигатурой. Попробуйте разные комбинации, хоть вы в итоге не купите ни один шрифт. Серьезно, они все равно стоят слишком дорого (а вы в любом случае всегда используете один и тот же шрифт).

Почитайте Твиттер

Следите за трендами и последними новостями в области дизайна. Делайте ретвиты, ставьте лайки, устраивайте обсуждения, участвуйте в спорах в комментариях. Всем важно услышать ваше мнение!

Кто-то с вами не согласен? Заблокируйте этого пользователя. Кто-то оскорбил вашего кумира? Пожалуйтесь. Закройтесь в пузыре, абстрагируйтесь от реальности, окружив себя только теми, кто с вами согласен. Оставайтесь в своем безопасном маленьком мире.

Сделайте здоровый перекус

Нужно поддерживать здоровье и силы — небольшой перекус удовлетворит потребности вашего тела. Возьмите батончик: обязательно органический, многозерновой, на фруктовом сиропе, без ГМО, жиров и глютена. Одним словом, он должен быть суперполезным.

Вашему телу нужно больше энергии? Купите огромную шаурму и погрузитесь в сладкую послеобеденную дрему.

Вздремните

После такого количества дорогих углеводов нужно и отдохнуть. Вы ведь знаете, что сон улучшает дивергентное мышление и творческую деятельность? Вообще-то это выдумка, но вы должны убедить себя в этом. После сна вы почувствуете себя воодушевленным и будете готовы к работе.

Посмотрите обучающее видео

Вот вы проснулись после сладкого сна и не можете пошевелиться. А значит у вас появилась идеальная возможность узнать что-то новое. Не вставая с дивана, откройте ноутбук, положите его себе на живот и начните смотреть сериал «Абстракция: Искусство дизайна» от Netflix. Оно про дизайн, так что вы можете сказать, что смотрели его для вдохновения. Можно еще посмотреть «Офис» и узнать что-то новое о жизни в офисе. А может «Кремниевую долину»? Почему бы и нет — сериал же про стартапы, правда?

Прогуляйтесь

Долгие прогулки вдохновляют. Когда вы гуляете на свежем воздухе, у вас появляется в два раза больше креативных мыслей, чем когда вы сидите на месте. А вы знали, что Стив Джобс иногда назначал встречи во время прогулки? Так-то, думайте иначе!

Поддержите местные продуктовые магазины и купите себе что-нибудь перекусить. Также можно поддержать и местную пивоварню. Начните с одного пробного образца, потом переходите к следующим. Смакуйте аромат хмеля и наслаждайтесь цветом. Еще не пришло вдохновение? Тогда выберите понравившийся напиток и закажите себе несколько кружек.

Набросайте идеи на бумаге

Нет ничего прекраснее, чем держать в руках бумагу с карандашом. Рисуйте все, что придет вам в голову. Что, никаких идей? Возможно, вы используете неправильные инструменты. Зайдите на Amazon, посмотрите какие блокноты и ручки там продают. Почитайте отзывы, посмотрите ролики и оцените рекомендации. Через час в вашей корзине будут ботинки, очки и шарф, которые вы собирались купить. Погодите, что-то пошло не так…

Сделайте все в последнюю минуту

Черт, вам нужно показать проект уже через полчаса! Пора взяться за работу. Подумайте, какие шаблоны интерфейса можно использовать. Зайдите на сайт с готовыми шаблонами, выберите самые популярные. Так, скачать, скопировать, вставить. Поменять цвет, поставить логотип, добавить красивые фотографии с Unsplash, которые никак не связаны с вашим продуктом. Заполните «рыбой» все поля для текста. Используйте плагин, чтобы заполнить ваш макет выдуманными именами, изображениями и датами, чтобы проект выглядел более реальным. Готово — у вас получился прекрасный онлайн-магазин.

Сделайте крутую презентацию

Теперь нужно произвести впечатление. Переведите свой макет в изометрическую перспективу, наложите преувеличенные тени в мягких цветах, для фона возьмите разные градиенты. Используйте крупные заголовки с модными словами вроде «конвергентный дизайн» или «стабильный фреймворк». Большие надписи и броские эффекты отвлекут зрителей от самого проекта, и никто не заметит, что вы показываете какую-то фигню.

Если люди начнут задавать вам вопросы, просто скажите следующее: «Я использовал человекоориентированный творческий подход с многократным прототипированием. Я начал с выработки глубокой эмпатии к людям, для которых создавал этот дизайн, а закончил поиском индивидуальных решений, идеально подходящих под их запросы. Мое решение будет успешным, поскольку в основе процесса лежат потребности пользователей».

Все равно никто ничего не поймет.

Источник.

Материалы по теме:

«Не уверен, что это сработает». Как выглядеть умнее на совещаниях

12 способов выглядеть умнее в электронной переписке

12 способов добавить больше инноваций в вашу инновационную компанию

10 способов выглядеть умнее на совещаниях

12 шагов по разработке плана управления проектом

В отчете Института управления проектами за 2020 г. Pulse of the Profession показано, что 11,4% бизнес-инвестиций тратятся впустую из-за низкой эффективности проекта. Сегодняшние организации должны выявить причину этих неудач и определить, что могут сделать специалисты по управлению проектами, чтобы помочь преодолеть эти проблемы.

«На протяжении десятилетий мы пытались повысить показатель успешности проектов, — говорит доцент Северо-восточного университета Жак Алексис. «Плохое планирование было одной из постоянных причин неудач. Часто это означает, что команда управления проектом не привлекала заинтересованные стороны к планированию и, следовательно, не понимала объем проекта. Если вы не понимаете масштаб проекта, то график и бюджет будут нереальными. Существует достаточно доказательств того, что планирование является важнейшим фактором успеха в управлении проектами».

Загрузите наше бесплатное руководство по продвижению вашей карьеры в области управления проектами

Узнайте все, что вам нужно знать, от востребованных навыков до растущих возможностей трудоустройства в отрасли.

ЗАГРУЗИТЬ СЕЙЧАС

Как создать реалистичный план проекта за 12 шагов

Алексис — ученый-практик с уникальным сочетанием знаний в области экономики бизнеса, общего управления, управления портфелем, проектами и операциями. Он имеет почти двадцатилетний опыт управления крупными программами и проектами в производственной и энергетической отраслях. Основываясь на своем опыте, он рекомендует руководителям проектов следовать приведенным ниже шагам, чтобы разработать план, обеспечивающий качественные результаты в срок и в рамках бюджета.

1. Соберите требования от основных заинтересованных сторон.

После того, как вы создали устав проекта и определили основных заинтересованных лиц, необходимо собрать требования. «Вам нужны входные данные, чтобы генерировать результат», — говорит Алексис. «Процесс планирования начинается со сбора требований от заинтересованных сторон. Получив эту информацию, вы сможете определить объем проекта и точно определить, что вам нужно предоставить заинтересованным сторонам.

Сильные коммуникативные навыки имеют решающее значение на этом этапе процесса планирования. Без эффективной коммуникации можно упустить важные детали, которые могут нанести ущерб общему успеху проекта.

2. Определите объем проекта.

Спросите себя: « Что нужно произвести или доставить команде? » и « Какие проблемы пытаются решить заинтересованные стороны? » Затем поработайте со своими заинтересованными сторонами, чтобы разработать всестороннее описание проекта и результатов продукта в форме описания содержания проекта. Вы должны иметь четкое представление о границах проекта.

Например, если вы создаете программное приложение для клиента, вы должны знать, что будет включено в приложение, а что нет. Кто будет использовать приложение? Для чего он предназначен? Какие критические функции и особенности он должен иметь?

3. Создайте структурную декомпозицию работ.

Разбейте объем проекта на более мелкие, более управляемые результаты и группы связанных задач, также известных как «рабочие пакеты». Это позволит вам назначать ресурсы для разных частей проекта в зависимости от необходимых навыков. Структура декомпозиции работ облегчает планирование и координацию, которые являются двумя важными функциями управления проектами.

4. Определить деятельность проекта.

Разбейте рабочие пакеты на список действий проекта. Считайте это планом действий. Это может помочь спросить себя: « Какие действия необходимо выполнить для создания результатов проекта?»

5. Последовательность проектной деятельности.

«Почти все происходит последовательно, но хитрость в том, чтобы делать как можно больше вещей параллельно — если у вас есть для этого ресурсы», — говорит Алексис. «Одной из основных причин принятия формальных методологий управления проектами является сокращение времени выхода на рынок. В динамичных и гиперконкурентных отраслях способность сокращать время цикла является конкурентным преимуществом».

6. Оцените продолжительность операции, затраты и ресурсы.

Стоимость, продолжительность и ресурсы, необходимые для выполнения операций проекта, зависят от масштаба проекта. Правильная оценка важна для любого проекта, поскольку она помогает определить жизнеспособность плана, установить ожидания и контролировать расходы.

7. Распределяйте ресурсы по рабочим пакетам и видам деятельности в соответствии с навыками и интересами.

Ресурсы включают не только рабочую силу, но и материалы, оборудование, пространство и технологии. Определив, какие ресурсы вам понадобятся, Алексис предлагает определить уровень навыков, необходимый для каждого вида деятельности.

«Масштаб и уровень сложности проекта помогут вам определить, в каких областях вам нужно привнести навыки высокого, среднего или начального уровня, — говорит Алексис. Этот шаг позволяет вам определить последовательность событий, которые должны произойти. Чтобы установить реалистичный график, вам нужно знать, сколько времени займет каждое действие, сколько оно будет стоить, какие ресурсы (члены команды) вам потребуются, а также когда эти ресурсы будут доступны (например, проверьте расписание отпусков, чтобы избежать непредвиденных задержек).

8. Предусмотреть непредвиденные обстоятельства.

« План без непредвиденных обстоятельств — плохой план», — говорит Алексис. «Проекты редко идут по плану, поэтому вам нужно создавать резервные планы. Непредвиденные обстоятельства можно определить, просматривая исторические данные, чтобы выявить риски, которые возникали в аналогичных проектах в прошлом».

Например, если у поставщика, на которого вы полагаетесь при поставке ключевого компонента вашего проекта, в прошлом были проблемы с производительностью, это может повлиять на ваш график. Если да, то необходим план на случай непредвиденных обстоятельств, например, определение альтернативных поставщиков и оценка затрат в случае возникновения этого риска. Ключевым моментом здесь является рассмотрение как внутренних, так и внешних факторов, которые могут повлиять на цели вашего проекта. Существует много факторов вне организации, которые могут увеличить риск для проекта, включая индекс потребительских цен, экономику, проблемы правительства (например, новые правила) и действия конкурентов.

Кроме того, при формулировании непредвиденных обстоятельств учитывайте организационную культуру. Культура организации может влиять на определенные элементы плана проекта. Например, в некоторых организациях принято завышать оценки, в то время как в других ожидается, что проект будет иметь точные цифры.

9. Создайте базовый уровень измерения производительности.

Разработайте интегрированный базовый план объем-график-стоимость работ по проекту, который будет служить инструментом контроля вашего проекта. Затем сравните выполнение проекта с вашим базовым планом, чтобы измерить производительность и управлять ею. Эти базовые уровни могут быть установлены с помощью отчетов о состоянии в программных приложениях для управления проектами.

«Производительность должна измеряться на протяжении всего жизненного цикла проекта, — объясняет Алексис. «Таким образом, вы можете выявить проблемы и предпринять корректирующие действия, пока не стало слишком поздно. Не менее важно измерять производительность по завершении проекта. Это позволяет вам сравнивать фактические результаты с их базовыми показателями для оценки общей и индивидуальной производительности».

10. Разработать все вспомогательные планы.

«Разработка всеобъемлющего и реалистичного плана проекта требует времени и усилий, — говорит Алексис. «Однако планирование может облегчить вашу жизнь на этапе выполнения проекта, предотвратив неприятные сюрпризы и недоразумения».

Большинство планов проекта должны включать следующие вспомогательные планы:

• План управления содержанием        
• План управления расписанием   
• План управления затратами
• План управления качеством      
• План управления ресурсами
• План управления коммуникациями   
• План управления рисками
• План управления закупками         
• План взаимодействия с заинтересованными сторонами
• План управления требованиями
• План управления изменениями    
• План управления конфигурацией       

11. Документируйте все.

Задокументируйте план проекта, в котором указаны объем, график и стоимость проекта. Как правило, планы должны охватывать управление затратами, управление качеством, управление ресурсами, управление коммуникациями, управление рисками, процессы закупок, а также постоянное взаимодействие с заинтересованными сторонами (т. е. способы постоянного взаимодействия с заинтересованными сторонами на протяжении всего жизненного цикла проекта) 9.0005

12. Создайте базу знаний.

В некоторых организациях существует культура обучения, при которой руководители проектов должны документировать и делиться своими планами. Это может быть ценным способом учиться на ошибках и успехах других. В других компаниях, где эти исторические знания не задокументированы, это может быть более сложной задачей, и может потребоваться обратиться напрямую к другим руководителям проектов, чтобы получить представление.

Развитие в управлении проектами

Управление проектами — растущая и востребованная профессия, но как вы предпринимаете шаги, чтобы расти в своей роли? Алексис рекомендует предпринять следующие шаги, чтобы продвинуться по карьерной лестнице в области управления проектами.

Сделайте обучение ежедневной привычкой. « Некоторые из самых успешных менеджеров проектов, которых я знаю, регулярно работают над улучшением своих навыков общения, построения команды и ведения переговоров», — говорит он.

Помните, что учиться можно везде. Получение степени — важный способ продвижения по карьерной лестнице. Вы также можете учиться другими способами — из опыта работы и через системы поддержки в рамках профессии.

Чтобы продемонстрировать свои навыки работодателям, вы также можете изучить возможности получения различных сертификатов, например, стать сертифицированным менеджером проектов. Данные показывают, что менеджеры проектов, имеющие сертификат и/или степень магистра в области управления проектами, обычно получают более высокую заработную плату, чем их коллеги, не имеющие такого сертификата.

Развивайте свои технические навыки. Как и во многих других областях, технология управления проектами постоянно развивается, поэтому профессионалам необходимо опережать тенденции в этой области. Например, сегодня многие руководители проектов изучают потенциальные применения искусственного интеллекта и робототехники. «Искусственный интеллект будет играть важную роль в том, как мы собираем, храним и делимся уроками, полученными в управлении проектами», — говорит Алексис. «Извлечение извлеченных уроков будет более структурированным, а машинное обучение поможет уменьшить количество ошибок и провалов проектов».

Создайте надежную сеть поддержки. Многие специалисты готовы поделиться своими знаниями и опытом. Два места, с которых можно начать, — это Институт управления проектами и группы управления проектами в LinkedIn.

Отточите свои лидерские качества. Власть и влияние важны, однако часто у менеджеров проекта есть члены проектной группы, которые не являются их непосредственными подчиненными, что может быть дополнительной проблемой. Однако вы можете влиять на людей, основываясь на своей силе, которая исходит из разных источников. Иногда менеджеры проектов полагаются на свои эксперт способность влиять на членов команды или их референт сила — их способность общаться с другими и развивать связи внутри организации. Просто знать свою область недостаточно. Сильное лидерство и коммуникабельность являются важными навыками для руководителей проектов.

Разделите ценность управления проектами. Продемонстрируйте менеджерам и другим сотрудникам организации, насколько важно управление проектами для развития конкурентных преимуществ организации. Эффективное управление проектами может привести к измеримым преимуществам, таким как повышение производительности или сокращение времени вывода нового продукта на рынок.

Чтобы узнать больше о продвижении по карьерной лестнице в качестве менеджера проектов, включая практические советы и стратегии, загрузите наше подробное руководство ниже.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в мае 2019 года и с тех пор была обновлена ​​для обеспечения актуальности и точности.

Как спланировать проект? — Выполните следующие действия, чтобы запустить проект.

Этап планирования является наиболее важным этапом проекта.

Большая часть вашего будущего успеха зависит от того, как вы начнете…

В этой статье я покажу вам, как планировать свой проект.

(Вы собираетесь начать новый проект? Тогда мой контрольный список запуска проекта может быть вам полезен. Он охватывает все действия, которые вам необходимо предпринять для правильной настройки вашего проекта. Выполните эти шаги, и у вас не будет причин для беспокойства).

Вот что вам нужно сделать:

• Шаг 1:  Получить понимание предмета
• Шаг 2:  Определить цель проекта
• Шаг 3:  Составьте список задач и результатов
• Шаг 4:  Определение заинтересованных сторон проекта
• Шаг 5:  Создайте план ресурсов
• Шаг 6:  Создайте расписание проекта
• Шаг 7:  Создайте бюджет проекта
• Шаг 8:  Проведите совещание по запуску проекта

Шаг 1: Получить представление о предмете

Вы не сможете планировать проект без хорошего понимания области. В этом разделе я покажу вам, как стать экспертом за несколько дней.

Когда я взялся за свой первый ИТ-проект, все было новым. Мне приходилось иметь дело с серверами, хранилищем, резервным копированием и прочим. Проблема была в том, что я ничего не знал об этих вещах. Итак, я подсел к каждому из своих специалистов и спросил: «Скажите, о чем все это?» Это было полезно, потому что я получил представление об их работе и понял, как должна планироваться система резервного копирования.

Подобно моему подходу, вы должны попытаться хорошо понять тему.

Как стать экспертом в новой области?

Читая статьи и разговаривая с большим количеством людей:

• Читать соответствующие исследования, статьи или книги
• Поговорите с людьми в вашей организации
• Поговорите с экспертами в этой области
• Размещать вопросы на дискуссионных онлайн-форумах
• Поговорите с людьми, которые занимались подобными проектами (при необходимости свяжитесь с другими компаниями. Здесь вы получите ОЧЕНЬ ценные отзывы.)

Сосредоточьте свое исследование на этих пунктах:

• Каковы основные задачи в таком проекте?
• Как задания связаны друг с другом? Что нужно сделать первым, вторым и так далее?
• Какие задачи самые сложные?

Мой вам совет: не бойтесь задавать вопросы

Лучший способ понять тему – это задавать вопросы. Когда вы беседуете с экспертами в предметной области, людьми с аналогичным опытом работы над проектами и членами вашей команды, задавайте такие вопросы:

• Почему мы не можем просто сделать X вместо Y?
• Что произойдет, если мы сделаем X?
• Почему так сделано?
• Что нам нужно сделать, чтобы достичь X?

Большинству людей неудобно задавать вопросы. Они беспокоятся о том, что могут подумать другие. Это не должно быть вашей заботой! Ваша задача — запустить успешный проект. Не беспокойтесь о том, как вы выглядите в глазах других.

Я бы хотел, чтобы вы адаптировали следственный стиль детектива Коломбо. Если вы не слышали о Коломбо: он был детективом в популярном криминальном сериале.

Что особенного было в Коломбо?

У него был невероятный взгляд на детали. И, несмотря на свою рассеянность, всегда попадал в точку, задавая правильные вопросы.

В типичной ситуации он выходил из комнаты, оборачивался и задавал собеседнику неудобный вопрос: «Еще кое-что…».

Обычно этот вопрос раскрывал убийцу.

Коломбо было наплевать, что о нем думают другие. Он посвятил себя раскрытию своего дела.

Это образ мышления, к которому вы должны адаптироваться, если хотите стать хорошим менеджером проектов.

Шаг 2. Определите цель проекта

Цель проекта представляет собой краткое изложение цели проекта: Чего должен достичь проект? Цель обеспечивает ясность и оказывает мотивационное воздействие на команду.

Лучший способ определить цель проекта — задать вопрос: «Какого положительного результата мы ожидаем от этого проекта?». Пригласите заказчика и спонсора проекта обсудить их ожидания. Затем попытайтесь составить короткое утверждение (1–3 предложения), в котором резюмируется цель.

Пример цели проекта:

«Цель проекта — внедрить систему Supersoft CRM в нашем отделе продаж и маркетинга, чтобы повысить удовлетворенность клиентов и сократить среднее время обработки заказов».

Это просто цель высокого уровня, которую вы бы поставили в презентации. Вы можете получить более конкретную информацию, определив материальные цели. Конкретной целью может быть повышение среднего рейтинга удовлетворенности клиентов с 4,8 до 5,0 в течение следующих 12 месяцев.

Узнайте больше о том, как определить цель проекта здесь.

Если вам необходимо создать экономическое обоснование, это шаг для этого.

Шаг 3. Составьте список задач и результатов

Ответственность за проект может показаться невыносимой. Лучший способ преодолеть первоначальный паралич — разбить проект на небольшие части.

На этом шаге вы должны обратить внимание на две вещи:

Во-первых, составьте список всех задач и результатов проекта, над которыми необходимо поработать для достижения цели проекта. Ни одна задача не должна быть пропущена. Даже если он маленький. Ваша вторая цель должна состоять в том, чтобы понять, в каком порядке должны выполняться эти задачи.

Попробуйте представить ход проекта от начала до конца. Затем перечислите все, что нужно сделать (как в ходе мозгового штурма). Начните с общего, а затем переходите к деталям.

Для более сложных проектов я предлагаю создать структурную декомпозицию работ (WBS). Это графическая диаграмма, на которой результаты разбиваются на более мелкие управляемые части.

Знание необходимых задач и того, кто будет ответственным, является ОЧЕНЬ важным шагом. Вы же не хотите узнать через шесть месяцев, что вы забыли включить кого-то, чье участие требуется. Последствия могут быть ужасными.

Это помогает разбить задачи по фазам проекта:

• подготовительные задачи:  планирование проекта и концептуальная работа
• задачи реализации: где создается или разрабатывается продукт проекта
• Закрытие задач: задач, которые необходимо выполнить в конце проекта

Что я делаю в начале проекта: я планирую несколько встреч с теми людьми, которые, как мне кажется, имеют какое-то отношение к проекту. Даю обзор проекта и спрашиваю народ: Скажите, какие у вас основные задачи?   В каком порядке их нужно выполнять?

Качество отзывов, которые вы получаете на этапе сбора информации, во многом зависит от качества ваших входных данных. Просто коротко рассказать о своем проекте и ожидать полезных отзывов не получится. Вам необходимо предоставить подробную информацию о том, о чем ваш проект и как он повлияет на текущие процессы, чтобы люди могли визуализировать, как он может повлиять на их сферу деятельности.

Помогут следующие материалы:

• слайды, включая резюме проекта (отправлены не менее чем за 1 неделю до встречи)
• диаграммы процессов (что изменится?)
• организационные схемы

Не волнуйтесь, если вам придется сделать несколько попыток, пока вы не достигнете желаемой четкости. Часто, когда я возвращаюсь к своему столу, чтобы просмотреть только что собранные данные, мне приходят в голову новые вопросы. Это означает, что я должен перепроверить свою команду и решить все, что еще неясно.

Ниже вы видите пример приглашения Outlook, которое я рассылал бы каждому, с кем хочу поговорить:

В конце этого шага вы должны составить список действий и ответственных за каждое из них.

Что делать, если вы не можете понять, кто может выполнить конкретный результат? Ваш отдел кадров может вам помочь. Дайте им список навыков и необходимых знаний, и они могут проверить через свою сеть. Если никто внутри вашей организации не может взять на себя эту работу, вам придется искать внешний ресурс.

Шаг 4. Определите заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны — это люди и группы, которых вы должны держать в курсе событий. Либо потому, что они активно участвуют в проекте. Или потому, что они должны одобрять или контролировать работу над проектом.

Представьте, что вы путешествуете на самолете: сначала вы берете такси до аэропорта. Затем кто-то на стойке регистрации подтвердит вашу бронь, примет ваш багаж и выдаст билет. Далее вам придется пройти через систему безопасности. Сотрудник TSA проверит ваш багаж (и каждый уголок вашего тела).

Что я хочу показать с помощью этой аналогии: таксист, персонал авиакомпании, офицер службы безопасности — все они играют важную роль в вашем путешествии. Вы не сможете попасть из пункта А в пункт Б, если пропустите один из них. Они как участники проекта. Вы не сможете достичь цели своего проекта, если не вовлечете каждого из этих людей.

Заинтересованные стороны делятся на 3 категории:

• пользователи: люди, которые будут использовать продукт вашего проекта
• провайдеров: человек, активно работающих над проектом (внутренних и внешних)
• утверждающие лица: человек, которые должны одобрять то, что делает проект (руководство, государственные органы, регулирующие органы и т. д.)

Вот как можно узнать, кто эти люди:

Опросите как можно больше людей в вашей организации: «Эй, как вы думаете, кого мне следует привлечь?» . «Кто еще участвует в этом процессе?» , «Какие люди используют этот продукт?»

Еще один совет от меня: сделайте ваш проект известным всем в организации. В моей прошлой компании у нас было собрание директоров каждый квартал. Конечно же, я воспользовался возможностью, чтобы сообщить всем о проекте, который я планировал. Это было очень полезно, потому что режиссеры давали мне полезные подсказки: «Пожалуйста, поговорите с нами, потому что мы также используем этот процесс, который вы планируете изменить».

Я написал подробный пост о том, как определить заинтересованные стороны проекта. Проверьте это.

Шаг 5: Создайте план ресурсов

Сколько часов Джон, Линда и Пит должны работать над вашим проектом? Это то, что вы определяете в плане ресурсов. Он показывает ежемесячные усилия, которые члены команды и отделы должны вносить.

Другим отделам, которые предоставляют ресурсы для вашего проекта, необходимо знать приблизительные усилия, которые они должны внести. То есть, сколько часов или дней каждый коллега должен внести свой вклад в неделю/месяц.

Вот простой пример плана ресурсов. Обычно я ставлю проценты, а затем умножаю сумму на количество рабочих дней в месяце (в среднем 20), чтобы получить количество рабочих дней. Например, 0,8 означает, что вы используете ресурс на 80 % в конкретном месяце. 0,8 х 20 = 16 дней.

Шаг 6: Создайте расписание проекта

Предыдущие шаги в основном касались размышлений и разговоров. Теперь пришло время на самом деле изложить что-то на бумаге. Пришло время создать, чтобы создать временную шкалу проекта.

Сначала загрузите мой шаблон плана проекта. Это простой шаблон Excel, который вы можете увидеть на изображении ниже. Затем возьмите выводы из вашего первоначального исследования и обсуждений с вашей командой и запишите основные задачи проекта в соответствующем порядке.

Вот как выглядит реальная временная шкала проекта:

Здесь вы можете скачать шаблон плана проекта Excel

Лично я всегда использовал Excel в своих проектах. Он очень прост в использовании, и любой может открыть его. Держитесь подальше от сложных инструментов управления проектами, включая MS Project, если только вы не управляете многомиллионным проектом со сложными зависимостями (здесь я расскажу о MS Project, посвященном тактическому менеджеру проектов).

Почему?

Ваш самый ценный ресурс как менеджера проекта — это ваше время.

Как и в случае с большинством программного обеспечения, для полного ознакомления с ним требуется много времени. Внести простое изменение в план проекта не так-то просто, и вы обнаружите, что теряете время. Сосредоточьте свое внимание на вещах, которые действительно важны: проверьте свою команду и посмотрите, выполняются ли задачи, и обработайте все сообщения.

Помимо плана проекта, обычно необходимо предоставить еще пару документов: смету расходов и план ресурсов.

Шаг 7: Создание бюджета проекта

Теперь давайте создадим бюджет проекта. Вы должны иметь готовые оценки ваших усилий и затрат. Бюджет составить совсем не сложно. И у меня есть шаблон бюджета для вас. Используйте его для планирования и отслеживания стоимости проекта.

Ваша смета расходов (бюджет проекта) должна давать приблизительную стоимость по категориям затрат.

Категории затрат, которые входят в бюджет проекта:

• затраты на оплату труда
• стоимость материала
• плата за услуги
• амортизация
• стоимость проезда

Опять же, будьте проще. Поместите все в таблицу Excel и сложите числа. Если вам необходимо предоставить разбивку по месяцам или по конкретным категориям, сделайте это.

Чтобы рассчитать стоимость внутренних ресурсов , вы обычно умножаете количество часов на заранее определенную почасовую ставку. Ваш отдел кадров или ребята из внутренней бухгалтерии могут дать вам почасовые ставки вашей организации. За внешние ресурсы вы в любом случае платите фиксированную ставку в час или день, которую вы можете найти в расценках.

Стоимость материалов — это стоимость товаров и услуг , которые должны быть закуплены в рамках проекта. Какие элементы входят в эту категорию, действительно зависит от отрасли и типа проекта.

Очень часто проекты требуют инвестиций в здания, машины, программное обеспечение или другие предметы. Инвестиции отражаются в балансе и амортизируются в течение нескольких лет. Вы должны обсудить цифры со своим бухгалтерским отделом, так как они должны убедиться, что инвестиции правильно учтены в финансовых отчетах.

Узнайте больше о том, как создать бюджет проекта.

Шаг 8: Проведите совещание по запуску проекта

Лучший способ проинформировать всех участников — это совещание по запуску проекта. Это встречи, которые вы планируете в начале каждого проекта, чтобы представить график проекта, цель и все организационные вопросы, например, кто участвует, где происходит проект, как часто вы проводите встречи по обновлению, ваш план коммуникации по проекту и т. д.

Обычно существует более широкая аудитория, которая должна знать о вашем проекте.

Подготовьте набор слайдов, которые вы можете разослать для таких целей, вместе с запиской: Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Шаг 9. Не забывайте об организационных моментах

Следующий раздел может быть актуален, только если вы работаете в корпоративной среде. Чтобы иметь возможность выполнять свою работу, вы зависите от определенных ресурсов. :

• важные лица (лица, принимающие решения)
• конференц-залов
• отдельных членов команды проекта
• другие предметы, такие как оборудование или инструменты

Эти ресурсы рано или поздно понадобятся вам в вашем проекте. Следует помнить: вы можете не получить их, если будете ждать до последнего момента, когда они вам понадобятся. Просто подумайте о менеджерах, которые должны быть вовлечены, чтобы получить одобрение. Их календари обычно заблокированы заранее.

Вы резервируете время за много недель или даже месяцев до того, как оно вам понадобится. Допустим, вы планируете ежемесячно проводить групповые собрания с участием более 20 человек. Сейчас вы резервируете конференц-зал подходящего размера на весь срок вашего проекта. Если вы уже знаете, что вам понадобится подпись вашего директора в конце июля, назначьте встречу через его помощника.

Что касается членов вашей команды, вы обычно не блокируете их время. Но я хотел знать, когда они были выключены. Поэтому я попросил всех ввести время своего отпуска в Excel. Таким образом, я мог видеть, были ли какие-либо конфликты, например, кто-то отсутствовал на критической стадии проекта.

Подумайте обо всех ресурсах и инструментах, которые могут вам понадобиться в ходе вашего проекта, и убедитесь, что у вас есть доступ к ним, когда это необходимо!

Бонус: подготовьтесь к неудаче

Как менеджер проекта вы похожи на командира лодки, который должен вести свой корабль по бурным водам. Если вы знаете, где ожидать обрывы, опасные течения или сильный шторм, у вас гораздо больше шансов добраться до места назначения.

Сначала вы садитесь и тщательно обдумываете все, что может пойти не так. Любые препятствия, которые могут поставить под угрозу успех вашего проекта.

Занесите все в таблицу Excel.

Затем, в качестве второго шага, обсудите возможные меры, которые либо помогут полностью устранить риск, либо снизят его воздействие.

Для примера:

Если в вашей команде есть технический эксперт, есть вероятность, что он будет недоступен на критической стадии вашего проекта, будь то из-за болезни или смены работы. В качестве смягчающего действия вы можете добавить второго программиста в качестве резервного и потребовать, чтобы оба коллеги работали в тесном контакте, чтобы делиться знаниями.

Если это невозможно, вы можете, по крайней мере, найти постороннего человека, которого можно было бы привлечь к проекту в случае чрезвычайной ситуации.

Теперь, если вы просто исходите из собственного опыта, велика вероятность, что вы упустите некоторый потенциальный риск. Это опасно. Вот почему я всегда разговариваю с другими людьми, чтобы узнать второе мнение. Также очень полезно поговорить с руководителями проектов, которые вели аналогичные проекты.

Любая проблема, о которой вы думали раньше, означает меньше проблем на пути! Вы будете готовы, если что-то пойдет не так, и вместо того, чтобы впасть в измотанный режим, вы сможете реагировать спокойно и с ясным настроением.

Это один из самых важных моментов, и я хочу, чтобы вы усвоили концепцию подготовки к риску.

Вот несколько примеров того, как мы справлялись с рисками в некоторых из моих собственных проектов:

• Во время нашего проекта в Индии самым большим риском было несоблюдение индийского налогового законодательства. Индийские налоговые правила ужасно сложны! Мы легко могли что-то упустить или неправильно понять. Последствия были бы разрушительными. Вы не можете использовать ИТ-систему, которая выдает неверные налоговые декларации! Вот почему мы ОЧЕНЬ рано начали погружаться в налоговое законодательство и составлять обзор налоговых правил и соответствующих сценариев.
• Работа в разных часовых поясах
  Когда вы работаете с распределенными командами, у вас очень мало времени на звонки и т. д. Задачи, которые можно выполнить за несколько часов, занимают дни или даже недели, потому что вам приходится полагаться на общение по электронной почте. Чтобы ограничить негативное влияние этого, мы назначили местного менеджера проекта, который координировал ресурсы в другом месте.
• Нехватка ресурсов из-за параллельных проектов
  Обычно вам приходится «бороться», чтобы получить необходимые ресурсы, потому что ваши люди также поддерживают другие проекты. Если людям приходится тратить дополнительное время на другой проект, они могут не уложиться в сроки вашего проекта. Это распространенная проблема в крупных компаниях.