Как составить проект: План Проекта: Пошаговое Планирование Проекта

План проекта — как составить, этапы и примеры

Планирование проекта – это непрерывный, уточняемый на протяжении всего жизненного цикла процесс, в ходе которого определяется лучший способ достижения поставленных целей и задач с учётом текущей и меняющейся ситуации. Грамотный план проекта, учитывающий специфику продукта, особенности и тенденции рынка, предпочтения потребителей, риски и другие факторы, позволяет избежать неэффективных трат ещё на стадии замысла и разработки. Такое планирование не всегда обеспечивает положительные результаты, но даже отрицательные выводы приносят большую пользу.

Содержание статьи

• Составление плана проекта
• Планирование предметной области
• Планирование проектного времени
• Структурная декомпозиция работ (СДР)
  • Продолжительность работ
  • Трудовые ресурсы проекта
• Стоимость проекта
• Планирование рисков
• Как отслеживать выполнение
• Как обеспечить точность планирования
• Планирование рыночных данных

Первая задача написания плана реализации проекта – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса. План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д. Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.

Составление плана проекта

Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:

• по объёму работ,
• по приоритету,
• по выбору методик управления,
• по нормам качества,
• по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
• по критериям измерения производительности и др.

Чек-лист по основным категориям позволяет, как составить план, в котором составляющие согласованы между собой, так и не пропустить значимых параметров проектного управления. Грамотный план будет состоять из следующих разделов.

1. Предыстория проекта.
2. Задачи и цели.
3. Масштаб.
4. Границы (ограничения).
5. Предположения (допущения).
6. Влияния и зависимости.
7. Риски и проблемы.
8. Стратегии и методики.
9. Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
10. Коммуникации.
11. График поставок.
12. Производительность и её измерение.
13. Реализация выгод.

Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта. Если, например, не задокументировать элементы, которые входят в масштаб, может обнаружиться, что среди участников проекта нет единого понимания, кто и что выпускает. А если не оговорить уровень качества, может оказаться, что достаточное для производителя качество может быть недостаточным для клиента.

Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.

Планирование предметной области

Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:

• Анализ состояния на текущий момент.
• Уточнение базовых характеристик проекта.
• Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
• Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
• Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
• Выстраивание структурной декомпозиции данной области.

В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.

Планирование проектного времени

Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.

Структурная декомпозиция работ (СДР)

СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля.

Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:

1. Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
2. Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
3. Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
4. На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
5. При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
6. Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
7. Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.

На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.

Продолжительность работ

Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.

PERT

Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.

Сетевая диаграмма

Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.

Диаграммы Ганта

Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.

Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.

Трудовые ресурсы проекта

В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.

Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.

Все эти взаимоотношения рекомендуется отражать в сводном документе, поскольку проговорённая, но незадокументированная информация часто исполнителями не воспринимается как однозначная.

Стоимость проекта

В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:

1. На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
2. Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
3. Третий этап включает составление бюджета проекта, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:
   • столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
   • линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
   • круговых диаграмм расходов,
   • календарных графиков и планов,
   • матриц распределения расходов.

При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.

Планирование рисков

В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:

• рисковым событием,
• вероятностью наступления рискового события,
• размером потерь, в случае реализации фактора риска.

Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:

1. Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
2. Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
3. Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
4. Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
5. Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.

План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.

Как отслеживать выполнение

Для отслеживания хода исполнения плана нужно собрать фактическую информацию о выполненных задачах. Этот процесс — первый шаг по контролированию состояния работ. Для этого налаживают обратные связи между исполнителями заданий и руководством. Процесс отслеживания происходит снизу вверх.

Менеджер определяет последовательность сбора данных и периодичность их составления. Главное при этом следить, чтобы фактические данные соответствовали действительности. В зависимости от цели проекта, руководитель назначает определенные показатели для составления отчетов.

Основная информация по итоговым результатам приводится в таблице.

Наибольшая точность достигается путем детализации выполненных заданий. Отслеживается выполнение каждой конкретной задачи, а затем всего проекта в целом.

Как обеспечить точность планирования

При планировании лучше использовать технологию WBS: Work Breakdown Structur. Суть сводится к разделению общего объема работ на мелкие задачи. Это помогает учесть все нюансы и вовремя скорректировать действия.

Эффективные тактические действия при планировании:

1. Определение исчерпывающего перечня работ и задач (SMART).
2. Распределение ресурсов на каждое задание. К этой категории относятся людские, материальные и финансовые ресурсы.
3. Построение «дерева взаимосвязи» между этапами производственного цикла. Учитывается возможность параллельного и последовательного совершения работ.
4. Прогнозирование рисков и форс-мажорных обстоятельств: непредвиденные материальные и финансовые затраты.
5. Составление сметного расчета стоимости с учетом всех факторов.

Точность планирования достигается четкостью поставленных целей перед персоналом; учетом всех событий и ситуаций, влияющих на производство; использованием современных разработок и методов прогнозирования. В современных условиях, в эпоху IT-технологий, используется метод математического программирования.

На повышение точности планирования влияет сотрудничество с заказчиком. Привлечение их к содействию при формировании планов компании.

Планирование рыночных данных

Стартовая точка для точного прогноза market data — начало проведения анализа рыночной ситуации. Изучение ситуации на рынке услуг и работ, позволяет найти оптимальный баланс между рыночными данными.

Ключевым пунктом в согласовании между спросом, предложением и ценой, выступает изучение спроса на той или иной товар, услугу. При прогнозировании спроса учитывают статистические данные прошлых периодов. Процесс планирования начинают со сбора и анализа информации по истории продукта.

Факторы, которые необходимо учитывать при планировании спроса:

1. Сезонность, жизненный цикл товара.
2. Деятельность конкурентов.
3. Тренды рынка.

При планированье предложения надо учитывать как спрос, так и производственные возможности компании, инфляционные процессы.

Цена имеет обратную зависимость от спроса. Этот факт учитывается при ее прогнозировании.

В табличной форме зависимость выглядит так:

Закон спроса также используется в математических моделях прогнозирования рыночных данных.

Создайте план проекта, который будет работать на вашу команду [2022] • Asana

Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

 — это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.

Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Почему планы проекта так важны?

Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.

Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.

Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

• Цели и задачи проекта

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и их функции

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План обмена информацией

Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Определение целей и задач

Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?

Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.

В чём разница между целями и задачами проекта?

В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.

В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

Шаг 2. Определение показателей успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.

Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.

Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.

В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?

При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.

Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами

Шаг 4.

Определение бюджета

Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.

Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?

Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.

Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Шаг 6. Составление хронологии и графика

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Шаг 7. Составление плана обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

• Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?

• Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Примеры планов проектов

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.

Пример плана проекта: ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

• Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь

• Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента

• Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту

• Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования

Бюджет

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

• С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента

• Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать

• С 1 декабря по 1 января. Составление календаря

• С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года)

• С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Пример плана проекта: разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Цели и показатели успешности

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

• Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией

• Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним

• Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта

• Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц

• Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта

• Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта

• Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту

Бюджет

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл.  США.

Вехи и ожидаемые результаты

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Хронология и график

• С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.

• С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.

• Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.

План обмена информацией

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

• Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.

• Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда была в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.

• Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.

Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass

Составьте свой следующий план проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.

В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Как составить план проекта за 4 шага

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта относится к этапу управления проектом, на котором вы определяете фактические шаги для завершения проекта. Это включает в себя установление сроков, установление бюджета, установление контрольных точек, оценку рисков, закрепление задач и их назначение членам команды.

Планирование проекта — это второй этап жизненного цикла управления проектом. Полный цикл включает инициацию, планирование, выполнение и закрытие.

Что такое план проекта?

План проекта — это документ, в котором изложена основная информация о проекте. Это может варьироваться в зависимости от организации и проекта. Компоненты плана проекта обычно поясняют:

• Задачи и вехи: Задачи — это компоненты работы, которые необходимо выполнить для достижения вех и, в конечном итоге, всего проекта. Вехи представляют собой набор задач и определяют конец фазы проекта. Например, завершение прототипа веб-сайта в проекте по редизайну веб-сайта компании будет считаться важной вехой.

• Документация: План проекта может содержать ссылки на другие важные диаграммы и документы, такие как диаграммы RACI, устав проекта, бюджет или план управления рисками, чтобы можно было легко найти ключевую информацию.

Шаблон плана проекта

Шаблон может предоставить руководителям проектов отправную точку, которую они могут настроить в соответствии со своими потребностями. Многие из них доступны для бесплатной загрузки в Интернете, например, этот шаблон плана проекта из сертификата Google Project Management: Professional, в котором используются листы Google. Другие шаблоны используют Microsoft Word, Google Docs или Microsoft Excel.

• Шаблон плана проекта Microsoft Word из Smartsheet

• Шаблон плана проекта Google Docs из Smartsheet

• Шаблон диаграммы Ганта Microsoft Excel из Microsoft

Изображение из Google Project Management: Professional Certificate.

Как создать план проекта

Ваш точный план проекта может выглядеть по-разному в зависимости от предпочтений менеджера проекта и организации. Однако, как правило, вы можете начать с определения графика, прежде чем переходить к закреплению задач, этапов и ролей, а также к составлению других важных документов.

1. Определите временную шкалу.

Краеугольным камнем плана проекта часто является график или расписание. Временная шкала должна включать дату, когда вы начнете и ожидаете завершения проекта, сколько времени потребуется для завершения каждой задачи и вехи, а также ожидаемые даты выполнения задач и вех.

Руководители проектов часто начинают составлять графики с учетом жестких ограничений, установленных заинтересованными сторонами. Вам нужно спроектировать и изготовить новую игрушку перед сезоном праздничных покупок? Вы должны убедиться, что ваше расписание отражает это. Обязательно поговорите с членами команды, чтобы понять, сколько времени обычно занимает каждая задача. Вы также можете включить буферы времени для задач, связанных с определенным риском.

На этом этапе вы можете использовать следующие инструменты:

2. Разработайте задачи и вехи.

Как только вы узнаете, когда задачи, вехи и весь проект должны быть завершены, вы сможете определить, какие ресурсы потребуются на каком этапе проекта и кто из членов вашей команды будет работать над каждой задачей. Это упражнение называется планирование мощностей .

Это время также можно использовать для определения критического пути в проекте. Критический путь — это минимальный набор задач, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта.

3. Установить роли.

На этом этапе закрепите задачи, назначенные каждому члену команды, и общайтесь с ними, чтобы убедиться, что они проинформированы и получили ответы на свои вопросы.

Если вы создали диаграмму RACI на этапе инициации проекта, самое время обратиться к ней.

4. Ссылка на важные документы.

План проекта часто становится центральным документом, на который часто ссылаются по мере выполнения проекта. Может быть хорошей идеей прикрепить или связать документы, которые будет полезно иметь под рукой. Если ваш план проекта находится в электронной таблице, вы можете ссылаться на другие документы в отдельных вкладках для быстрого доступа.

Важные документы могут включать:

Загрузка. ..

Обзор компонентов плана проекта

Планирование проекта: все вместе

Google

Заполненная звезда Заполненная звезда Заполненная звезда Заполненная звезда Заполненная звезда

4,8 (9, 120 оценок)

|

280 000 студентов зачислены

Курс 3 из 6 в Google Project Management: Professional Certificate

Зарегистрируйтесь бесплатно

Начало работы в управлении проектами

Создание плана проекта — это один из шагов к успешному выполнению проекта. Есть много других инструментов и этапов, о которых вы захотите узнать, когда будете запускать свой первый проект.

Если вы ищете способ изучить основы управления проектами, обратите внимание на сертификат Google Project Management: Professional.

профессиональный сертификат

Управление проектами Google:

Начните свой путь к карьере в области управления проектами. В рамках этой программы вы освоите востребованные навыки, которые помогут вам подготовиться к работе менее чем за шесть месяцев. Никакой степени или опыта не требуется. 9

Уровень BEGINNER

Узнать больше 0005

Навыки, которые вы приобретете:

Организационная культура, Карьерный рост, стратегическое мышление, управление изменениями, управление проектами, управление заинтересованными сторонами, деловое письмо, устав проекта, планирование проекта, управление рисками, оценка задач, закупки, управление качеством, выполнение проекта, коучинг, влияние, гибкое управление, решение проблем, Scrum, Эффективное общение

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Планирование проекта важно, потому что оно помогает командам эффективно сотрудничать, выявлять возможные проблемы и риски в начале проекта, а также предотвращать расширение масштабов, когда команды выполняют больше работы, чем необходимо для завершения проекта. Без плана проекта проекты могут быть отложены и повлечь за собой дополнительные расходы. ‎

Популярные инструменты планирования проектов включают:

• Monday. com
• TeamGannt

Эти инструменты позволяют визуально представлять временную шкалу проекта, назначать задачи членам команды и т. д. Вы можете бесплатно начать план проекта на обоих (на момент написания). ‎

Менеджер проекта создает план управления проектом, который должен быть одобрен как минимум заинтересованными сторонами и командой проекта. ‎

Автор: Coursera • Обновлено 17 мая 2023 г.

Этот контент был доступен только в информационных целях. Учащимся рекомендуется провести дополнительные исследования, чтобы убедиться, что курсы и другие полномочия соответствуют их личным, профессиональным и финансовым целям.

Как создать план проекта за 5 шагов (+Бесплатные шаблоны)

Хотите создать отличный план проекта ?

Создание плана проекта является важным первым шагом перед погружением в любой проект.

Я имею в виду, что даже Бен Гейтс не мог украсть Декларацию независимости в серии фильмов «Сокровище нации», не сделав планирования .

Так что же такое план проекта ?

Что еще более важно, как его создать?

В этой статье мы расскажем, что такое план проекта, зачем он нужен, и дадим пошаговое руководство по его созданию. Мы также расскажем, как инструмент управления проектами может помочь вам легко планировать проекты.

Эта статья содержит

Что такое план проекта?

План проекта — это подробный документ, описывающий что требуется для выполнения проекта и управления им.

Этот документ, созданный на этапе планирования проекта, объясняет различные элементы проекта, такие как:

• Цель проекта : результаты, которые вы должны достичь в проекте
• Объем проекта : определяет работу, которую вы должны делать в проекте
• Заинтересованное лицо проекта : люди, участвующие в проекте
• Сроки : сроки, в которые вам необходимо выполнить различные разделы проекта
• Ограничения : ограничения (время, люди, бюджет проекта и т. д.), в рамках которых вы должны работать

Бонус: Шаблоны планов действий

Помните, что вам необходимо анализировать и планировать каждый элемент тщательно для успешного завершения проекта.

И для этого план проекта включает множество других вспомогательных планов управления, например:

• План управления содержанием : описывает, над чем может работать команда, а что выходит за рамки проекта
• План управления расписанием : обеспечивает маршрут, описывает график проекта, сроки, этапы и другие связанные со временем детали проекта
• Стоимость план управления : содержит подробную информацию о бюджете вашего проекта, кто отвечает за управление им, базовый план затрат и т. д. 
• План коммуникаций : определяет методы и инструменты, которые ваши команды и заинтересованные стороны будут использовать для коммуникации
• План управления рисками : описывает возможные риски проекта и методы, которые вы будете использовать для их контроля.
• План управления качеством. : объясняет процедуры проверки качества, которые будут использоваться в проекте.
• План управления изменениями. что может измениться в проекте за его время. Этот вспомогательный план жизненно важен , если вы следуете методологии управления Agile.

Мы поняли.

Звучит много планирование !

Но если у вас есть отличный план проекта, заниматься им становится очень легко.

Подумайте об этом так:

План проекта — это карта сокровищ, которая показывает вам, куда идти, как туда добраться и по каким путям идти, когда что-то пойдет не так. Конечно, карты сокровищ часто трудно достать, но как только вы их получите, поиск станет легким!

Но план проекта — это не единственная карта , которую вы используете в управлении проектами.

У вас также есть устав проекта и план управления проектом .

Итак, прежде чем углубляться в планы проекта, давайте проверим два других документа и посмотрим, действительно ли они отличаются от плана проекта.

A. Что такое устав проекта?

Устав проекта — это краткий документ (обычно 1–2 страницы), который дает общий обзор проекта.

Хартия, созданная в начале жизненного цикла проекта, определяет различные данные проекта, такие как:

• Масштаб проекта
• Результаты  
• Вехи и сроки
• Ключевые заинтересованные стороны      
• Предположения и ограничения

Подождите… разве это не то же самое определено в плане проекта ?

Да.

Тогда чем они отличаются друг от друга?

Устав проекта представляет собой резюме проекта , которое передается на утверждение проектному комитету. После утверждения вы создаете план проекта, который четко описывает каждый аспект проекта.

Кроме того, после утверждения устава проекта он остается неизменным на протяжении всего жизненного цикла проекта. Тем не менее, план проекта развивается в течение жизненного цикла — первоначальный план будет охватывать все грубые детали, но он не будет исчерпывающим, пока не пройдет несколько этапов. B. Что такое план управления проектом?

В отличие от план проекта , в котором описывается, что требуется проекту, план управления проектом описывает , как выполнять работу и управлять проектом.

Например, план проекта Гейтса описывает, что требуется для кражи Декларации независимости. Но его план управления проектом объяснит , как они собираются это осуществить.

Поскольку план управления проектом разъясняет технологию, систему и приемы проекта, он является даже более подробным, чем план проекта ( обычно более 100 страниц! ).

Однако большинство менеджеры проектов часто используют оба этих термина взаимозаменяемо — « план проекта » как краткую форму « план управления проектом ».

Вот почему в этой статье мы также будем использовать их взаимозаменяемо.

Теперь вы знаете что такое план проекта (или план управления проектом).

Но зачем он вам вообще нужен?

Давайте узнаем…

5 причин, почему вам нужен план проекта ).

И хотя проектной команде не нужно отправляться на такие поиски сокровищ, им все равно нужен план для успешного завершения проекта.

Ищете причины, по которым вам нужен план проекта?

1. План управления проектом определяет Ценностное предложение — это помогает команде легко визуализировать цель проекта и результаты
2. Это разъясняет, что входит в проект для всех вовлеченных сторон (спонсор проекта, заинтересованные стороны и команда)
3. Это дает вехи, чтобы помочь командам достичь цели проекта вовремя
4. Он показывает, кто отвечает за конкретную проектную задачу для лучшей отчетности
5. Поскольку вы определяете бюджет на этапе планирования, вы можете исключить ненужные расходы

Отлично, правда? Но как разработать эффективный план управления проектом?

Как создать простой план проекта за 5 шагов [Пошаговое руководство]

Создать документ плана проекта не так сложно, как найти потерянный клад.

Однако вы не знаете, как правильно выполнять процесс планирования проекта. Чтобы помочь вам, вот пять простых шагов для создания плана управления проектом: 

1. Проведите исследование и задайте правильные вопросы

Гейтс и его команда никогда бы не начали квест, не освежив в памяти свою историю.

В то время как это улучшает их область знаний, это также дает им ясность в том, как решить задачу!

Аналогично, первым шагом в создании плана проекта является исследование и понимание проекта.

А как вы это делаете?

Изучив всю доступную информацию о проекте — обсуждения с клиентами, которые вы уже провели, предварительные идеи, которые вы записали, и т. д.

И если вам нужна дополнительная информация ( какой вы, вероятно, будете ), вместо того, чтобы строить дикие предположения, задайте правильных вопросов.

Задайте себе (и своей команде) такие вопросы, как: 

• Что нужно клиенту в этом проекте?
• Какие могут быть потенциальные риски проекта и препятствия?
• Нужны ли нам какие-либо разъяснения от спонсора проекта и заинтересованных сторон?
• Сколько человек требуется для работы над этим проектом?
• Каким должен быть наш план коммуникации?
• Как измерить успех проекта?

Это не только поможет вам понять, над чем вы будете работать, но и поможет вам подготовиться к потенциальным проблемам, которые могут возникнуть в будущем.

Совет : Всегда привлекайте команду управления проектом к процессу планирования. Таким образом, вы можете создавать планы проектов, соответствующие возможностям вашей команды.

2. Определите проект

После того, как вы будете знать, что будете делать, вам необходимо четко определить проект.

Вы не хотите, чтобы спонсор проекта, ключевые заинтересованные стороны или члены команды были запутаны в отношении проекта.

Вот как вы должны определить два наиболее основных элемента любого проекта:

A. Цель проекта  

Определите, чего вы хотите достичь в проекте.

Хотя вашей основной целью проекта будет разработка продукта, у вас могут быть и второстепенные цели. Это может быть что угодно, от улучшения сплоченности команды проекта до оптимизации ваших процессов.

B. Масштаб проекта

Большинство масштабов меняются в течение жизненного цикла проекта, особенно проекты Agile и Scrum.

Таким образом, может быть проще определить, что выходит за рамки вашего проекта, вместо того, чтобы пытаться определить, что попадает в его рамки. Кроме того, без надлежащего определения области действия будет трудно избежать расползания области действия.

Что такое ползучесть области ?

Расползание объема происходит, когда объем проекта постоянно увеличивается. В конечном итоге это приводит к различным рискам проекта, таким как выгорание сотрудников из-за множества дополнительных задач.

3. Создайте расписание проекта

Что такое проект без расписания, верно?

Вот как составить эффективное расписание проекта:

• Определите задачи, которые необходимо выполнить в проекте (используйте структурную декомпозицию работ, чтобы сделать это легко)
• Определите зависимости задач (как одна задача проекта связана с другой)
• Определите ресурсы, например, сколько членов команды вам нужно для выполнения каждой задачи
• Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи, и установите различные вехи
• Создайте график проекта, который заканчивается предоставлением результатов проекта заинтересованным сторонам
• Поддерживайте актуальность графика проекта в соответствии с любыми изменениями проект

Благодаря хорошо спланированному графику вы сможете завершить проект вовремя.

4. Распределить роли и обязанности

Помните, когда Бен попросил Райли присматривать за остальными, когда он крадет Декларацию?

Точно так же вам также необходимо назначать задачи проекта членам вашей проектной группы.

Но кому какое задание?

Это во многом зависит от их навыков и опыта и сложности или приоритета задачи.

Давайте используем этот пример плана проекта:

Бен хочет, чтобы вы создали приложение, которое поможет ему обнаруживать закопанные предметы. Наиболее важной и, возможно, сложной задачей будет разработка магнитного датчика. Таким образом, вы назначите лучших людей в своей команде для этого.

Привлечение вашей команды управления проектом к процессу планирования будет очень полезным.

Поскольку они знают свои навыки лучше, чем кто-либо другой, вы сможете соответствующим образом распределить обязанности.

Это гарантирует, что никто не откусит больше, чем сможет прожевать!

5.

Провести послепроектный анализ

Ни один план управления не будет полным без послепроектного анализа.

В конце концов, вам нужно знать, насколько хороши ваши план был, да?

После завершения проекта попросите команду управления проектом дать вам отзыв о том, что им понравилось и не понравилось в нем. Эта обратная связь поможет вам разработать планы будущих проектов, которые будут гораздо более эффективными и удобными для команды.

Кроме того, вы можете добавить в планы проекта этап проверки после завершения проекта, чтобы проверить, достигли ли вы цели проекта, и проанализировать работу вашей команды.

Ключевые компоненты успешного плана проекта

1. Бюджет

Хороший план проекта всегда включает рекомендуемый бюджет. Это простой способ следить за процессами расходов и поддерживать прибыльность проекта.

2. Подробные рабочие задачи

Ваш план проекта должен включать разбивку работы для каждой задачи и подзадачи, связанных с проектом.

3. График проекта

План проекта должен включать график проекта, чтобы ваш проект работал бесперебойно. Вам следует наметить график проекта, чтобы убедиться, что вы уложитесь в поставленные сроки.

4. Управление ресурсами

Ваш план проекта должен учитывать имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы для эффективного управления ими. Эти ресурсы могут быть такими, как рабочая сила, программное обеспечение, оборудование или время.

5. Системы связи

В вашем плане проекта должны быть четко изложены цели и ожидания вашего проекта. Кроме того, должно быть установлено программное обеспечение и системы, чтобы ваша проектная команда могла легко общаться.

6. Объем проекта

Успешный план проекта четко определяет его содержание. Он определяет, каковы его цели и что подпадает под его компетенцию. Это поможет вам избежать расползания области действия, которое может резко замедлить ваш прогресс.

7. Результаты проекта

Менеджер проекта может использовать планы проекта для определения целей, этапов проекта и результатов, связанных с каждым этапом проекта.

Бонус: как написать проектное предложение и шаблоны проектных предложений

Как легко планировать проекты и управлять ими

Хотя создание плана управления имеет решающее значение для успешного проекта, оно может быть утомительным.

От определения цели проекта до создания структурной декомпозиции работ — здесь нужно многое.

Нет, Райли!

К счастью, с помощью мощного программного обеспечения для управления проектами, такого как ClickUp, вы можете эффективно планировать несколько проектов и управлять ими.

Но что такое ClickUp?

ClickUp — инструмент управления проектами №1 в мире.

Это программное обеспечение для управления проектами поможет вам во всем, от процесса планирования проекта до его закрытия — даже в удаленном управлении проектами!

Вот подробнее о том, как ClickUp оптимизирует процесс управления проектами:

1.

Цели, чтобы установить цель проекта и отслеживать ее

Бен Гейтс не приступает к исследованиям, не поставив перед собой профессиональных целей.

Но в управлении проектами нельзя просто ставить цели проекта в голове !

Вы просто забудете о них, когда у вас будет куча других дел!

Итак, что вы можете сделать?

Используйте целей ClickUp !

Цели в ClickUp — это контейнеры высокого уровня, которые разбивают цель вашего проекта на более мелкие, измеримые Цели .

Например, если ваша цель — создать приложение для металлоискателя для Бена, вашей целью может быть «разработка магнитного датчика».

Члены вашей Скрам-команды теперь могут решать эти маленькие задачи и выполнять их для достижения цели. Когда вы выполняете каждую цель, инструмент автоматически обновляет процент прогресса вашей цели. Это говорит вам, насколько вы близки к достижению цели проекта!

2. Задачи, подзадачи и контрольные списки для легкого управления задачами проекта

Планирование проекта только одна часть управления проектом.

У вас также есть множество других вещей, о которых нужно позаботиться, таких как управление объемом, отслеживание графика проекта и многое другое.

Вручную Отслеживание всего этого (особенно в крупных скрам-проектах) утомит даже такого эффективного руководителя проекта, как Бен.

Но с ClickUp это не проблема!

Позволяет разбить весь проект на задачи, подзадачи и контрольные списки для удобного управления.

Вот как это работает:

• Задачи и подзадачи : разбейте свой проект на более мелкие задачи и подзадачи. Теперь ваша проектная группа может легко работать над проектом по частям, а не пытаться его полностью.
• Контрольные списки : создавайте простые списки дел для проверки качества элементов и намечайте шаги для любой задачи. Члены команды проекта могут быстро проверять эти списки по мере их продвижения.

3. Документы для создания документа плана проекта 

Карты сокровищ или подсказки очень ценны для любого исследователя, верно?

Точно так же планы проекта являются жизненно важными документами для любой проектной группы.

Нельзя просто написать свой план на листе бумаги — он может потеряться или даже попасть не в те руки!

Вместо этого просто используйте ClickUp Docs для составления и управления документом плана проекта.

Документы позволяют документировать потребности вашего проекта в пределах каждого места проекта. От плана управления конфигурацией до бюджета проекта — просто используйте Документы, чтобы легко создавать и хранить все.

Для бесперебойной совместной работы в режиме реального времени с членами вашей команды вы можете установить права доступа для каждого документа и поделиться им с ними.

Но это еще не все.

Вы также можете:

• Вставлять URL-адреса в документ и настраивать его внешний вид для удобства просмотра
• Форматировать текст с помощью заголовков, выделений и списков для ясности
• Быстро экспортировать документ в файлы PDF, HTML или Markdown
• Оставлять комментарии для удобства редактирования ссылка
• Проиндексируйте его, чтобы он появился в Google и других поисковых системах

Бен делегировал задачи Райли и Эбигейл, верно?

Вы должны сделать то же самое для членов вашей команды проекта.

Но когда вы управляете кучей разных вещей одновременно, вашей команде легко забыть о том, что вы им сказали.

Итак, что вы можете сделать?

Использовать комментарии ClickUp Assigned !

Эта функция позволяет создавать задачи из комментариев и назначать их любому члену команды (включая себя). Назначенный будет немедленно уведомлен , а также появится на панели задач, что делает невозможным остаться незамеченным.

Как только они закончат задание, они могут разрешить комментарий, чтобы исключить ненужные последующие действия!

Шаблоны плана проекта в ClickUp

С помощью простого шаблона плана проекта вы можете быстро начать процесс планирования проекта.

Вам не нужно каждый раз создавать план работы с нуля, просто скопируйте свои данные в шаблон плана проекта, и все готово!

Вот несколько простых шаблонов планов проекта, которые помогут вам сразу приступить к процессу планирования:

1.

Шаблон плана управления проектом

Используйте этот простой шаблон плана проекта для отслеживания всех задач проекта в ClickUp:

2. Шаблон дорожной карты проекта

Дорожная карта проекта — это визуальный обзор результатов и целей вашего проекта. Это самый быстрый способ управлять ожиданиями заинтересованных сторон в вашем проекте.

Вот шаблон дорожной карты ClickUp, в котором перечислены результаты или цели проекта с такими подробностями, как исполнитель, срок выполнения и т. д.

3. Дорожная карта — шаблон совета директоров

Вот шаблон ClickUp, который отображает вашу дорожную карту в стиле Канбан:

4. Дорожная карта — шаблон диаграммы Ганта

Если вы предпочитаете иметь дорожную карту в виде диаграммы Ганта, вы можете использовать этот шаблон ClickUp:

Ганта диаграммы — отличный способ визуализировать данные, предоставляя пользователям невообразимые ранее возможности. Поистине удивительный подвиг!

Хотите увидеть лучшие варианты использования диаграммы Ганта? Ознакомьтесь с нашими 20 лучшими примерами диаграммы Ганта.

5. План управления – шаблон диаграммы Ганта

Вы также можете использовать шаблон диаграммы Ганта для отслеживания хода выполнения проекта в ClickUp.

Но это не единственные функции ClickUp для удобного планирования и управления проектами!

Это мощное программное обеспечение для управления проектами также предлагает другие полезные функции, такие как:

• Диаграмма Ганта: легко отслеживать ход проекта в соответствии с его временной шкалой
• Автоматизация управления проектами: автоматизация повторяющихся процессов проекта для экономии времени
• Пользовательский статус проекта: создание настраиваемых статусов в соответствии с потребностями вашего Agile-проекта
• Командная отчетность: получите подробные сведения о производительности вашей команды
• Пульс: узнайте уровень активности вашей удаленной или внутренней команды в течение определенного дня
• Критический путь: определите задачи, которые вы должны выполнить, чтобы уложиться в срок проекта

И вот еще несколько шаблонов планов проекта для наглядности:

• Шаблон плана проекта программного обеспечения
• Шаблон плана маркетингового проекта
• Шаблон плана проекта для внедрения CRM
• Образец плана проекта обучения
• Шаблон плана проекта реконструкции офиса

Заключение

Хотя создание плана проекта жизненно важно, оно может быть сложным , если вы не знаете, что делаете.