Как делать проект: Оформление школьного проекта — образец 2022

Школьный проект — Мурманский академический лицей

Школьный проект – это форма исследовательской работы, в процессе которой ученик самостоятельно находит информацию по теме работы, изучает ее, делает выводы и предоставляет материал на всеобщее обозрение.

Типы школьных проектов

Классификация школьных проектов по количеству участников

— индивидуальные

— парные

— групповые

Классификация школьных проектов по профилю знаний

Классификация проектов по продолжительности

— краткосрочные

— средней продолжительности (один – два месяца)

— долгосрочные (до года)

Паспорт проекта

Для оформления проекта потребуется его паспорт, это что-то вроде титульного листа работы. На нем должны быть написаны:

— название проекта

— руководитель проекта

— состав проектной группы

— тип проекта

— цель проекта

— необходимое оборудование

— краткое описание проекта

— план школьного проекта

Этапы школьного проекта

Возможные формы защиты проекта

— выступление на уроке

— выступление на общешкольной конференции, секции НОШ «Радикал»

— выступление на факультативе, элективном курсе

   Рекомендации.

1. После получения темы, следует обсудить между собой и с учителем источники информации.
2. Вся найденная информация должна быть собрана вместе. Нужно постараться разбить ее на пункты. Например, история появления предмета обсуждения, его качества и полезность, положительные и отрицательные стороны/качества, спорные вопросы и прочее.
3. Для удобства информацию можно заключить в схемы, таблицы, диаграммы (если информация в цифрах) – все это не только будет помогать анализу, но и станет черновиками для будущей презентации.
4. После того как вся информация систематизирована, обработана и сделаны выводы, самое время писать  доклад и делать наглядные материалы.

Критерии оценивания проектов

Лекция 2. Что такое проект?

Задумывались ли вы когда-нибудь, сколько в вашей жизни проектов? Написание сочинения в школе, ремонт в квартире, покупка машины, поиск работы – все это можно описать как проект.

Чтобы понять, что является проектом, важно провести для себя грань между проектом и процессом. Процесс – это повторяемая задача или операции, которые приносят ожидаемый результат. Примером процесса может быть: продажа билетов, управление командой, печать баннеров, утренние пробежки. Главный признак процесса – повторяемость. К тому же, результат процесса предсказуем.

В свою очередь проект – это совокупность действий, ограниченных во времени и направленных на решение проблемы или достижение конкретной цели.

Основные признаки проекта:

• Ограниченное время его выполнения, есть точка начала проекта и точка конца.

• Для его реализации нужны ресурсы, и они ограничены.

• Проект – это временная система, он не повторяется после завершения (но может начаться новый проект).

• Проект – это всегда управление изменениями.

• Результат проекта – непредсказуем и всегда уникален.

Также важно отметить, что проект, в отличие от процесса, всегда имеет высокую степень неопределенности, хоть и состоит из известных заранее процессов.

Примером проекта может быть: создание сервиса по продаже билетов, набор команды проекта, разработка дизайна баннеров для концерта, марафон.

Логику проектного подхода хорошо описывает так называемый треугольник проекта или треугольник проектного менеджмента:

У него есть три основные грани:

• Время (time), которое всегда ограничено в проекте.

• Содержание проекта (scope), т. е. задачи и активности проекта, его наполнение.

• Стоимость (cost). Сюда относят все ресурсы проекта, в том числе человеческие, т. к. они все имеют денежный эквивалент.

Есть также четвертая, невидимая грань – качество (quality). О нем далеко не всегда говорят в проектах, не всегда заранее описывают требования к качеству. Тем не менее, в результате мы все оцениваем проект в том числе и за его качество.

Треугольник наглядно показывает, что, если мы изменим хотя бы одну грань, это потянет за собой еще как минимум одну из них. Например, если сокращается грань времени проекта (нам нужно закончить его на месяц раньше), это может значить, что мы сокращаем содержание проекта, т. е. уменьшаем количество активностей. Или если мы, наоборот, хотим увеличить количество активностей, мы должны или увеличить бюджет, или добавить время, или пожертвовать качеством.

Яркий пример, где такой треугольник мы применяем подсознательно, – это ремонт квартиры. Мы не можем сделать его и быстро, и дешево, и качественно. Если хотим повысить качество, приходится увеличивать бюджет и т. д.

Треугольник хорошо описывает существующие в проекте ограничения. Управление этими ограничениями для достижения результата – и есть задача проектного менеджера.

Не всегда менеджер проекта имеет большую команду. Очень часто в секторе культурных и креативных индустрий менеджер проекта – человек многофункциональный, который имеет широкий спектр компетенций. В любом случае, основные функции проектного менеджера соотносятся со всеми процессами, которые происходят в проекте, в частности: 

1. Управление коммуникациями – во многом именно внутренними, между членами команды, внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Сюда же относим различные виды и формы отчетности. 

2. Управление командой – часто управление талантами, работа с творческими людьми и художниками. Сюда относим все: от поиска команды к организации ее работы, менторства и мотивации.

3. Управление заинтересованными сторонами – работа со всеми, кто так или иначе заинтересован (или незаинтересован) в вашем проекте и может на него повлиять: от партнеров и спонсоров до медиа и органов власти.

4. Управление содержанием проекта – наполнение его контентом, внесение необходимых изменений, корректировка задач проекта.

5. Управление временем – соблюдение сроков, отслеживание общего графика проекта.

6. Управление стоимостью – все, что касается финансового ресурса проекта.

7. Управление качеством – от определения критериев качества до постоянного отслеживания и контроля того, насколько реальность соответствует ожидаемому результату.

8. Управление рисками – возможно, одна из ключевых функций. Анализ рисков, разработка и внедрение стратегии работы с рисками.

9. Общий мониторинг и контроль выполнения проекта, интеграция всех его компонентов и процессов для достижения целей проекта.

Итак, лидерские качества, уверенность в себе и в своем деле, аналитические способности, самоорганизация и желание браться – вот ключевые характеристики проектного менеджера. К тому же ему необходимо обладать знаниями из общего менеджмента и проектной деятельности, понимать специфику креативных индустрий, владеть иностранным языком, уметь работать с людьми и вести переговоры, и напоследок – уметь видеть картину в целом и анализировать ее.

Вы должны включить Javascript в вашем браузере для оптимальной работы сайта и отображения разделов полностью.

Создайте лучший план проекта всего за 7 шагов [2023] • Asana

Резюме

Организуйте свои проекты с помощью планов проектов, чтобы не отставать от графика — еще до того, как вы начнете. План проекта содержит все необходимые детали вашего проекта, такие как цели, задачи, объем, сроки и результаты. Это показывает заинтересованным сторонам четкую дорожную карту вашего проекта, гарантирует, что у вас есть ресурсы для него, и с самого начала привлекает всех к ответственности. В этой статье мы научим вас семи шагам для создания собственного плана проекта.

Планы проекта необходимы для того, чтобы ваш проект был организован и соблюдался. Отличный план проекта поможет вам начать работу со всеми необходимыми элементами — от целей и бюджета до этапов и планов коммуникации — в одном месте. Сэкономьте свое время (и немного головной боли), создав рабочий план, который сделает ваш проект успешным.

Что такое план проекта?

План проекта, иногда называемый рабочим планом, представляет собой схему целей, задач и задач, которые ваша команда должна выполнить для конкретного проекта. Ваш план проекта должен включать информацию о расписании проекта, объеме, сроках выполнения и результатах для всех этапов жизненного цикла проекта. Но не все процессы планирования проектов созданы одинаковыми, что приводит к тому, что некоторые команды недоиспользуют их или полностью пропускают. Чтобы написать эффективный план проекта, вы должны быть методичными (выполнять ряд шагов), конкретными и четкими, когда дело доходит до ваших идей и стратегии реализации.

Бесплатный многофункциональный шаблон проекта

Если вы все еще не знаете, что такое план проекта, вот чем он отличается от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ тоже самое. Разные команды или отделы могут предпочесть тот или иной термин, но оба они в конечном итоге описывают одно и то же: список общих действий, которые вам необходимо предпринять для достижения целей вашего проекта.

План проекта и устав проекта

Устав проекта — это план вашего проекта. В основном вы используете уставы проекта, чтобы получить одобрение от ключевых заинтересованных сторон, прежде чем начать. Это означает, что устав вашего проекта предшествует вашему плану проекта. Устав проекта — это набросок простого плана проекта, который должен включать только ваши цели проекта, объем и обязанности. Затем, как только ваш устав будет утвержден, вы можете создать план проекта, чтобы предоставить более подробный план ключевых элементов вашего проекта.

Прочтите: 3 элемента, которые необходимы каждому уставу проекта

План проекта и объем проекта

Объем проекта определяет размер и границы вашего проекта. В рамках плана вашего проекта вы должны определить масштаб проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами проекта. Если вы когда-либо беспокоились о расширении масштаба, вы можете вернуться к предварительно определенному объему в плане проекта, чтобы вернуться в нужное русло.

Прочтите: Краткое руководство по определению масштаба проекта — за 8 шагов

План проекта и проект Agile

Управление проектами Agile — это структура, помогающая командам разбить работу на итерационные, совместные компоненты. Agile-фреймворки часто работают в сочетании с методологиями scrum и sprint. Как и в любом проекте, команда проекта Agile может извлечь выгоду из наличия плана проекта, прежде чем приступить к работе.

Прочтите: Asana для Agile и Scrum

План проекта и структура распределения работ

Подобно плану проекта, структура распределения работ (WBS) помогает вам в выполнении проекта. В то время как план проекта фокусируется на каждом аспекте вашего проекта, WBS фокусируется на результатах, разбивая их на промежуточные результаты и задачи проекта. Это поможет вам визуализировать весь проект в простых шагах. Поскольку это визуальный формат, WBS лучше всего рассматривать в виде диаграммы Ганта (или временной шкалы), доски Канбан или календаря, особенно если вы используете программное обеспечение для управления проектами.

Прочтите: структурная декомпозиция работ (WBS): что это такое и как ее использовать

Почему важны планы проекта?

Планы проекта составляют основу всего проекта. Без него вы упускаете первый важный шаг в общем процессе управления проектом. Когда вы запускаете проект без определенных целей или задач, это может привести к неорганизованности работы, разочарованию и даже расширению масштабов. Четкий письменный план управления проектом обеспечивает базовое направление для всех заинтересованных сторон, а также обеспечивает подотчетность каждого. Это подтверждает, что у вас есть ресурсы, необходимые для проекта, еще до его фактического начала.

План проекта также позволяет вам, как ответственному за исполнение, прогнозировать любые потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, пока проект еще находится на стадии планирования. Таким образом, вы можете быть уверены, что проект будет достижим или, при необходимости, будет правильным. Согласно исследованию, проведенному Институтом управления проектами, между планированием проекта и его успехом существует тесная связь: чем лучше ваш план, тем лучше ваш результат. Таким образом, преодоление этапа планирования также способствует повышению эффективности и результатов проекта.

7 шагов для написания плана проекта, который поможет вам не сбиться с пути

Чтобы создать четкий план управления проектом, вам нужен способ отслеживать все его движущиеся части. Независимо от того, какой тип проекта вы планируете, каждый рабочий план должен иметь:

• Цели и цели проекта

• Метрики успеха

• Заинтересованные стороны и роли

• Scope и бюджет

• 999999999. , результаты и зависимости проекта

• Сроки и расписание

• План коммуникации

Не знаете, что каждый из них означает или должен выглядеть? Давайте углубимся в детали:

Шаг 1: Определите свои цели и задачи

Вы работаете над этим планом проекта по определенной причине — скорее всего, вы, ваша команда или ваша компания достигнете конечной цели. Но как вы узнаете, достигли ли вы этой цели, если у вас нет способа измерить успех?

Каждый успешный план проекта должен иметь четкий желаемый результат. Определение ваших целей обеспечивает обоснование вашего плана проекта. Это также держит всех на одной волне и фокусирует внимание на результатах, которых они хотят достичь. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, которые знают, как их работа способствует достижению целей компании, в 2 раза более мотивированы. Однако только 26% сотрудников обладают такой ясностью. Это потому, что постановка целей чаще всего происходит отдельно от фактической работы. Определив свои цели в плане работы, вы можете напрямую связать работу, которую выполняет ваша команда, с целями проекта в режиме реального времени.

В чем разница между целями проекта и задачами проекта?

Как правило, цели вашего проекта должны быть более высокого уровня, чем цели вашего проекта. Цели вашего проекта должны быть целями SMART, которые помогут вам измерить успех проекта и показать, как ваш проект согласуется с бизнес-целями. С другой стороны, цель составления целей проекта состоит в том, чтобы сосредоточиться на фактических, конкретных результатах, которых вы собираетесь достичь в конце своего проекта. Ваш проект план задает направление, необходимое вашей команде для достижения целей, поэтому вы можете создать рабочий процесс, соответствующий целям проекта.

Ваш проект план  задает направление, необходимое вашей команде для достижения ваших целей, посредством целей вашего проекта. Включив свои цели непосредственно в документацию по планированию, вы можете держать путеводную звезду вашего проекта под рукой. Когда вы определяете объем своего проекта или составляете график своего проекта, проверьте свои цели, чтобы убедиться, что работа способствует достижению ваших основных целей.

Прочтите: Как составить эффективную цель проекта с примерами

Шаг 2. Установите показатели успеха

Определив свои цели, убедитесь, что они измеримы, установив ключевые показатели успеха. Хотя ваша цель служит предполагаемым результатом, вам нужны показатели успеха, чтобы вы знали, работаете ли вы в соответствии с планом для достижения этого результата. Лучший способ сделать это – поставить SMART-цели. С SMART-целями вы можете убедиться, что ваши показатели успеха ясны и измеримы, поэтому вы можете оглянуться на конец своего проекта и легко сказать, достигли ли вы их или нет.

Например, целью мероприятия может быть проведение 22 июня ежегодной трехдневной конференции для специалистов по поисковой оптимизации. Показателем успеха для этой цели может быть присутствие на вашей конференции не менее 1000 человек. Это и понятно, и измеримо.

Бесплатный шаблон межфункционального проекта

Шаг 3. Уточните заинтересованные стороны и роли

Запуск проекта обычно означает вовлечение в его выполнение соавторов. В плане управления проектом укажите, какие члены команды будут участвовать в проекте и какова будет роль каждого человека. Это поможет вам решить, кто отвечает за каждую задачу (к чему мы скоро вернемся), и сообщит заинтересованным сторонам, как вы ожидаете их участия.

В ходе этого процесса обязательно определите различные роли и обязанности, которые могут быть у ваших заинтересованных лиц. Например, кто непосредственно отвечает за успех проекта? Есть ли какие-либо утверждающие, которые должны быть привлечены, прежде чем что-либо будет завершено? Какие кросс-функциональные заинтересованные стороны должны быть включены в план проекта? Нужно ли учитывать какие-либо факторы управления рисками?

Рассмотрите возможность использования системы, такой как диаграмма RACI, чтобы помочь определить, кто продвигает проект вперед, кто будет утверждать решения, кто будет вносить свой вклад в проект и кто должен оставаться в курсе хода проекта.

Затем, когда вы обозначите все свои роли и заинтересованные стороны, не забудьте включить эту документацию в свой план проекта. Как только вы завершите свой план, ваш рабочий план станет вашим межфункциональным источником истины.

Прочтите: 9 стратегий успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определите свой бюджет

Запуск проекта обычно стоит денег. Будь то наем фрилансеров для написания контента или кейтеринговая компания для мероприятия, вы, вероятно, потратите немного денег.

Поскольку вы уже определили свои цели и заинтересованные стороны в рамках плана проекта, используйте эту информацию для составления бюджета. Например, если это кросс-функциональный проект с участием нескольких отделов, будут ли отделы делить стоимость проекта? Если у вас есть конкретная целевая метрика, например посетители мероприятия или новые пользователи, поддерживает ли ваш предлагаемый бюджет эту задачу?

Установив бюджет проекта на этапе планирования проекта (и до того, как начнутся расходы), вы сможете получить одобрение, легче отслеживать ход выполнения и принимать разумные и экономичные решения на этапе реализации вашего проекта. Заранее зная свой бюджет, вы сможете управлять ресурсами, гарантируя, что вы не превысите первоначальный финансовый объем проекта. Планирование поможет вам определить, какие части вашего проекта будут стоить сколько, не оставляя места для сюрпризов позже.

Шаг 5. Согласование вех, результатов и зависимостей проекта

Важная часть планирования вашего проекта — установка вех или конкретных целей, которые представляют достижение. Вехи не требуют даты начала и окончания, но достижение одной из них знаменует собой значительное достижение в ходе вашего проекта. Они используются для измерения прогресса. Предположим, вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Установка вехи на временной шкале вашего проекта, когда прототип будет завершен, поможет вам измерить прогресс, которого вы достигли на данный момент.

Результат проекта, с другой стороны, — это то, что фактически произведено, когда вы достигаете вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигли важной вехи, когда создали конечный результат, которым стал прототип. Вы также можете использовать зависимости проекта — задачи, которые вы не можете начать, пока не будут завершены другие. Зависимости гарантируют, что работа начнется только после того, как она будет готова. Продолжая пример, вы можете создать зависимость проекта, требующую утверждения от руководителя проекта перед началом тестирования прототипа.

Если вы используете наш бесплатный шаблон плана проекта, вы можете легко организовать свой проект по результатам, зависимостям и вехам. Таким образом, каждый в команде будет иметь четкое представление о работе в рамках вашего проекта и основных этапах, над которыми будет работать ваша команда.

Прочтите: Как устанавливать, достигать и отмечать вехи проекта

Шаг 6. Наметьте график и график

Для достижения целей проекта вам и вашим заинтересованным сторонам необходима ясность в отношении общего графика и графика проекта. Согласование временных рамок может помочь вам лучше расставить приоритеты во время сессий стратегического планирования.

Не все проекты имеют четкие временные рамки. Если вы работаете над большим проектом с несколькими неизвестными датами, рассмотрите возможность создания дорожной карты проекта вместо полномасштабного графика проекта. Таким образом, вы можете уточнить порядок выполнения различных задач, не обязательно устанавливая точные даты.

После того, как вы выполнили обязанности высокого уровня, пришло время уделить внимание деталям. В шаблоне плана работы начните с разбивки проекта на задачи, чтобы ни одна часть процесса не была пропущена. Большие задачи можно даже разбивать на более мелкие подзадачи, что делает их более управляемыми.

Затем возьмите каждую задачу и подзадачу и назначьте им дату начала и дату окончания. Вы начнете визуально видеть, как все объединяется в единую временную шкалу проекта. Обязательно добавьте заинтересованных лиц, наметив, кто чем занимается и когда.

Прочтите: Как создать временную шкалу проекта за 7 шагов

Шаг 7: Поделитесь своим планом коммуникации

Мы установили, что в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили общения у них будут различаться. У вас есть возможность заранее указать свои ожидания для этого конкретного проекта в плане проекта. Наличие плана коммуникации необходимо для того, чтобы убедиться, что все понимают, что происходит, как продвигается проект и что происходит дальше. И на случай, если возникнет препятствие, у вас уже будет четкая система связи.

При разработке плана коммуникации ответьте на следующие вопросы:

• Сколько встреч, связанных с проектом, вам нужно провести? Каковы их цели?

• Как вы будете управлять обновлениями статуса проекта? Где вы будете делиться ими?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом и сообщения о прогрессе и обновлениях?

Как и другие элементы вашего плана проекта, убедитесь, что ваш план коммуникации легко доступен в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и межфункциональные сотрудники должны иметь возможность легко найти эти рекомендации на этапах планирования и выполнения вашего проекта.

Прочтите: Почему четкий план коммуникации важнее, чем вы думаете

Пример плана проекта

Далее, чтобы помочь вам понять, как должен выглядеть ваш план управления проектом, вот два примера планов для маркетинговых и дизайн-проектов, которые помогут вам во время собственное планирование проекта.

Пример плана проекта: годовой календарь контента

Предположим, вы руководитель отдела контента в своей компании, и в ваши обязанности входит создание и предоставление календаря контент-маркетинга для всего контента, который будет опубликован в следующем году. Вы знаете, что ваш первый шаг — составить план работы. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успеха

Вы устанавливаете, что ваша цель создания и выполнения календаря контента состоит в том, чтобы повысить вовлеченность на 10%. Показатели вашего успеха — это показатель открываемости и рейтинг кликов в электронных письмах, количество подписчиков вашей компании в социальных сетях и рейтинг ваших материалов в поисковых системах.

Заинтересованные стороны и роль каждого человека

В этом проекте будут задействованы пять человек.

• Вы, ведущий контент: Разработка и ведение календаря

• Брэндон и Джейми, сценаристы: Предоставление набросков и копий для каждой части контента

• Нейт, редактор: Редактирование и предоставление отзывов о контенте

  5

  5 Производитель: Опубликовать контент после того, как он будет написан и отредактирован

Бюджет

Ваш бюджет на план проекта и годовой объем контента составляет 50 000 долларов.

Вехи и результаты

Ваша первая веха — заполнить календарь контента, в котором показаны все темы за год. Результатом является общедоступная версия календаря. И этапы, и результаты должны быть четко отмечены в графике вашего проекта.

Сроки и расписание

Вы определили, что ваше расписание для плана проекта календаря контента будет следующим:

• 15 октября — 1 ноября: Этап исследования для поиска идей для тем для контента

• 2 ноября — 30 ноября: Установите темы, о которых вы будете писать

• 1 декабря — 1 января: Составление календаря

1 — 9 января 4:

января

4 90 Содержание написано Брэндоном и Джейми и отредактировано Нейтом, в течение года

• 16 января — 31 декабря: Паула начнет публиковаться и продолжит делать это по мере поступления в течение года.

План коммуникации

В рамках вашего плана коммуникации вы проведете стартовое совещание, а затем ежемесячные обновленные встречи. Еженедельные обновления статуса будут отправляться в пятницу после обеда. Вся коммуникация, связанная с проектом, будет происходить в инструменте управления проектами.

Как ClassPass управляет планами проектов от начала до конца

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям в ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, осуществляемые творческими командами, командами по развитию и работе с контентом. Вот три ее лучшие стратегии управления планами проектов:

• Заранее определите заинтересованные стороны: Независимо от масштаба проекта очень важно знать, кто является заинтересованными сторонами и их роль в проекте, чтобы обеспечить привлечение нужных людей на каждом этапе. Это также упростит процесс проверки и утверждения до того, как команда приступит к работе.

• Договоритесь о том, как вы хотите сообщить о своем проекте: Определите, где и когда должно происходить общение для вашего проекта, чтобы ключевая информация была собрана в нужном месте, чтобы все оставались на связи.

• Будьте гибкими и изучайте стили работы других людей: Проекты не всегда идут по плану, но правильное управление интеграцией поможет обеспечить бесперебойную работу проектов. Кроме того, узнайте, как участники проекта любят работать, чтобы учитывать это при создании плана. Это поможет работать более гладко, как только вы начнете выполнять.

Прочтите: Передовой опыт творческого производства от Керри Хоффман из ClassPass

Напишите план своего следующего проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали специалистом по планированию работы. С помощью нескольких шагов, немного времени и целой организации вы успешно написали план проекта.

Следите за собой и своей командой и решайте проблемы на раннем этапе, используя такой инструмент управления проектами, как Asana. Уверенно работайте над каждым этапом плана проекта и оптимизируйте общение с командой.

Бесплатный шаблон многофункционального проекта

Как создать план проекта за 5 простых шагов

Глава 5

Бретт Харнед

Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах — и для того, чтобы история получилась правильной, требуется детальное планирование и управление проектом. Некоторые из этих историй короткие и по делу, в то время как другие представляют собой эпические романы, изобилующие неожиданными поворотами.

Загрузить это руководство

Перенаправление в PDF-файл

Упс! Что-то пошло не так при отправке формы.

Независимо от длины или уровня драматизма, каждая история основана на сюжетной линии или наброске — или, как мы называем это в мире управления проектами, на плане проекта.

• Что такое планирование проекта?
• Что такое план управления проектом?
• Этапы планирования проекта
• Как создать план проекта в TeamGantt
• Примеры простых планов проекта
• Бесплатные шаблоны планирования проекта

Определения планирования проекта

Прежде чем мы углубимся в основы процесса, давайте начнем с нескольких определений .

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения объема проекта, целей и шагов, необходимых для выполнения работы. Это один из самых важных процессов в управлении проектами. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом, также известный как план проекта, представляет собой документ, описывающий процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с объемом для достижения поставленных целей. Цель плана проекта — наметить шаги и ресурсы, которые потребуются для завершения проекта в срок и в соответствии с бюджетом.

План проекта сообщает важную информацию, такую ​​как сроки, задания и ключевые вехи, всем заинтересованным сторонам проекта и является неотъемлемой частью успеха проекта. Чаще всего он представлен в виде диаграммы Ганта, чтобы упростить работу.

Самый простой способ составить план проекта

Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

Этапы планирования проекта: как написать хороший план проекта

Плохое планирование может привести к довольно неприятным последствиям — от срыва сроков и перерасхода бюджета до выгорания команды и разочарования клиентов. Вот почему важно установить надежный процесс, который вы можете использовать для планирования любого проекта.

Планирование проекта не должно быть сложным. Эти основные этапы планирования проекта помогут вам написать план, который будет реалистичным и точным.

1. Начните с исследования и предварительного планирования
2. Набросайте примерный план вашего проекта
3. Составьте подробный график проекта
4. Представьте и подтвердите свой план ? Посмотрите наш видеоурок о том, как составить реалистичный план проекта.

   Шаг 1: Начните с исследования и предварительного планирования

   План проекта — это больше, чем сухой документ с датами. Это история вашего проекта, и вы не хотите, чтобы это была небылица! Поэтому убедитесь, что вы знаете все факты, прежде чем приступить к созданию плана проекта.

   Понимание масштаба и ценности проекта

   Понимание тонкостей проекта поможет вам определить наилучший процесс и определить любые препятствия, которые могут помешать успеху. Проведите собственное исследование, чтобы копнуть глубже:

   • Цели и результаты проекта
   • Партнерские отношения и внешние зависимости
   • Потенциальные проблемы и риски

   Погрузитесь в любые коммуникации, имеющие отношение к проекту. Просмотрите объем работ и сопутствующие документы (может быть, RFP или заметки о звонках по продажам или встречах с вашей командой по работе с клиентами). Будьте тщательны в своем исследовании, чтобы раскрыть важные детали проекта, и задавайте вдумчивые вопросы, прежде чем брать на себя какие-либо обязательства.

   Опрос основных заинтересованных сторон

   Если вы хотите поразить заинтересованных лиц блестящей реализацией проекта, вы должны знать, как они работают и чего они ожидают. Запланируйте время с вашим основным контактным лицом по проекту и задайте ему несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и общих рисках, прежде чем создавать план проекта.

   Это придаст заинтересованным сторонам проекта уверенность в том, что у вашей команды есть опыт справиться с любой трудной личностью или ситуацией. Это также показывает, что вы заботитесь об успехе проекта с самого начала.

   Обязательно обсудите следующие вопросы со своими заинтересованными сторонами:

   • Владение продуктом и процесс принятия решений
   • Уровни заинтересованности/участия заинтересованных сторон
   • Ключевые отключения, встречи, сроки и движущие факторы
   • Связанные или подобные проекты, цели и результаты
   • Лучший способ общения с партнерами и заинтересованными сторонами

   См. список примеров вопросов для интервью, которые можно задать заинтересованным сторонам, чтобы вы могли разработать лучшие планы проекта.

   Познакомьтесь со своей командой

   Последний шаг на этапе исследования — уделить время тому, чтобы узнать больше о людях, которые будут нести ответственность за работу. Сядьте со своей командой и узнайте их:

   • Опыт
   • Интересы
   • Стили совместной работы и общения
   • Доступность и рабочую нагрузку

   Понимание этих основ вашей команды поможет вам разработать продуманный план, учитывающий их стили работы и пропускной способности во внимание. В конце концов, счастливая команда реализует лучшие проекты.

   Шаг 2. Набросайте черновой план вашего проекта

   Теперь, когда вы собрали основные детали проекта, следующим шагом будет создание чернового наброска вашего плана. Потратьте некоторое время на то, чтобы подумать об обсуждениях, которые вы провели на этапе предварительного планирования, и о подходе, который может быть использован вашей командой для достижения целей проекта.

   Набросайте основные компоненты плана вашего проекта

   Сядьте с ручкой и бумагой (или доской) и набросайте, как должен работать проект на высоком уровне. Убедитесь, что у вас есть календарь рядом, чтобы проверить даты.

   Если вы не знаете, с чего начать, начните с того, кто, что, когда и как в проекте. Любой солидный план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

   • Каковы основные результаты?
   • Как мы достигнем этих результатов и сроков?
   • Кто входит в команду проекта и какую роль они будут играть в этих результатах?
   • Когда команда достигнет вех?
   • Когда другие члены команды будут участвовать в разработке или предоставлении отзывов об этих результатах?

   Первоначальный план может быть очень грубым и выглядеть примерно как структура разбивки работ, как отмечалось в нашей главе об оценке проекта. Убедитесь, что план вашего проекта включает следующие компоненты:

   • Результаты и задачи, необходимые для их создания
   • Процесс утверждения вашим клиентом
   • Сроки, связанные с задачами/результатами
   • Идеи о ресурсах, необходимых для задач/результатов
   • Список предположений, которые вы делаете в плане
   • Список абсолютных значений, связанных с бюджетом проекта и/или сроками

   Учет этих элементов поможет вам избежать неожиданностей или, по крайней мере, свести их к минимуму. И помните, вы делаете это как черновик, чтобы вы могли использовать его в качестве начала разговора для вашей команды. Это еще не финал!

   Получите информацию от своей команды о процессе, усилиях и сроках

   Вы же не хотите поставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу по подходу до того, как представите его своему клиенту. Вот почему руководитель проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта.

   После того, как вы набросаете основные наброски своего плана, поделитесь этими примерными идеями и соображениями со своей командой. Это позволяет вам приглашать к обсуждению того, что может сработать, а не просто диктовать процесс. В конце концов, каждый проект должен начинаться с четкого изложения целей проекта и усилий, необходимых для их достижения.

   Обязательно получите от своей команды информацию о том, как они могут выполнять поставленные задачи, не убивая бюджет и мораль команды. Как менеджер проекта, вы можете выбрать подходы Agile или Waterfall, но когда дело доходит до этого, вам нужно знать, что команда может реально выполнить план.

   Вы также можете использовать это время для пересмотра плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе. Например, если вы работаете над планом проекта дизайна веб-сайта, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции, пока разрабатываются каркасы? Или у вас может быть два ресурса, работающих над одной и той же задачей одновременно?

   Обработка идей командой и открытый диалог о подходе не только помогают составить более точный план проекта. Это заставляет всех думать о проекте с одинаковых позиций. Этот тип участия и общения укрепляет доверие и вдохновляет людей на совместную работу над достижением цели. Это может творить чудеса на благо вашей команды и проекта.

   Шаг 3: Составьте подробный график проекта

   На этом этапе вы должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы составить надежный график проекта, используя любой удобный для вас инструмент. (Кхм, TeamGantt отлично работает для многих довольных клиентов. )

   Создайте план своего проекта

   Любой хороший онлайн-инструмент планирования проекта поможет вам формализовать ваши мысли и изложить их в последовательном визуальном формате, который легко отслеживать и отслеживать. . Убедитесь, что задачи, продолжительность, вехи и даты предельно ясны, и постарайтесь, чтобы ваш план проекта был простым. Чем легче читать, тем лучше!

   См. шаги по созданию плана проекта в TeamGantt

   Будьте максимально гибкими, когда дело доходит до представления плана проекта. Когда дело доходит до форматирования плана проекта, не существует абсолюта, если вы и ваша команда понимаете, что входит в него.

   Помните, люди по-разному усваивают информацию. Хотя вы можете быть неравнодушны к диаграмме Ганта, другие могут предпочесть просматривать задачи в виде списка, календаря или даже канбан-доски. Вы можете заставить все эти варианты работать, если предпримете шаги для создания надежного плана.

   TeamGantt позволяет быстро и легко создавать и корректировать план проекта с помощью простой функции перетаскивания. Кроме того, он поставляется с настраиваемыми представлениями, чтобы соответствовать стилю работы каждого члена команды. Попробуйте и создайте план проекта бесплатно!

   Если ваша команда в настоящее время предпочитает электронные таблицы и еще не совсем готова использовать TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel.

   Самый простой способ построить план проекта

   Вы можете создать красивый план проекта всего за 10 минут. Лучше всего то, что вы можете легко переключаться между представлениями Ганта, календаря и списка одним щелчком мыши.

   Шаг 4: Представьте и подтвердите свой план

   Вы почти закончили! Вы провели исследование, изложили свой подход, обсудили его с командой и составили формальный план проекта.

   Теперь пришло время проявить должную осмотрительность. Легко добавить что-то в план, но вы должны убедиться, что делаете это правильно.

   Обработайте ваш окончательный план вашей внутренней командой

   Ваша команда должна знать реальность вашего плана в его нынешнем виде после того, как вы разработали его в TeamGantt. И вы хотите быть уверены, что им удобно вдаваться в подробности. Если они этого не сделают, все быстро развалится!

   Всегда проверяйте окончательный план вместе с командой, прежде чем предоставлять его заинтересованным сторонам. Почему? Потому что такие вещи, как даты и задачи — и даже задания — будут меняться по мере того, как вы формализуете грубый набросок своего плана.

   Вот несколько моментов, которые вы захотите обсудить со своей командой, когда будете вместе просматривать окончательный план:

   • Время пересмотра
   • Время работы в команде
   • Зависимости
   • Свободное время, встречи и контрольные точки
   • Финал крайний срок
   • Любые сделанные вами предположения
   • Серьезные изменения со времени вашего последнего разговора

   Нет ничего более неловкого, чем представить план с ошибкой или обещанием, которое вы не можете сдержать. Если вы потратите несколько минут на то, чтобы получить одобрение от своей команды, все будут уверены в вашем плане.

   Просмотрите свой план проекта с заинтересованными сторонами

   После того, как вы подтвердите план с вашей командой и получите их полное одобрение, вы готовы поделиться своим планом проекта с заинтересованными сторонами.

   При предоставлении плана проекта не забудьте предоставить его краткое изложение. Это может быть краткое описание проекта или устав проекта. Краткий обзор общей методологии, ресурсов, предположений, сроков и соответствующих сроков проверки поможет вам понять, что план означает для проекта и всех участников.

   Планы проекта могут быть пугающими, поэтому запланируйте время, чтобы представить план проекта вашим заинтересованным сторонам на высоком уровне. Вот некоторые моменты, на которые вы хотели бы обратить внимание в ходе этого обзора:

   • Общий процесс и темп
   • Основные результаты и сроки
   • Время, необходимое для рассмотрения результатов
   • Общее время для групп задач или этапов
   • Насколько вы далеки от крайнего срока
   • Место для маневра в финале крайний срок

   Если заинтересованное лицо интересуется ежедневными деталями, не стесняйтесь пройтись по плану построчно. В противном случае начните с объяснения общих разделов или этапов и обязательно возвращайтесь к своему плану через определенные промежутки времени в течение всего проекта, чтобы напомнить им о задачах, следующих шагах и общем прогрессе.

   Шаг 5: Выполняйте свой план и корректируйте его по мере необходимости

   Некоторые проекты гладкие и простые в управлении, а другие представляют собой полный кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь. К счастью, наличие четкого плана проекта — ваша лучшая защита от хаоса в проекте, когда работа уже началась.

   Работайте по плану

   Помните, что планы проектов — это живые документы. Проекты постоянно меняются, и кто-то должен следить за этими изменениями и документировать их. Не забудьте:

   • Регулярно обновляйте свой план по мере продвижения работы и изменений
   • Сообщайте об изменениях вашей команде, партнерам и заинтересованным сторонам
   • Отслеживайте и сообщайте о рисках по мере развития вашего проекта

   Узнайте, как управлять запросами на изменения, как профессионал.

   Как создать план проекта в TeamGantt

   Готовы спланировать свой проект в TeamGantt? Следуйте этим простым шагам, чтобы составить хорошо структурированный план, включающий элементы, необходимые для успеха проекта.

   1. Введите основные сведения о проекте.

   Чтобы создать новый план проекта в TeamGantt, нажмите кнопку New Project в правом верхнем углу экрана My Projects . Затем введите название проекта и дату начала, а также выберите дни недели, которые вы хотите включить в свой план. Нажмите Создать новый проект , чтобы перейти к следующему шагу.

   2. Перечислите задачи и этапы проекта.

   Теперь начинается настоящее веселье! Введите все различные задачи, которые потребуются для выполнения работы. Если есть какие-либо ключевые встречи, сроки доставки или утверждения, добавьте их в качестве вех в свой план проекта.

   3. Организуйте задачи в подгруппы.

   Пролистывание одного длинного списка задач может утомить даже лучших из нас. Разбейте задачи на этапы или разделы, чтобы план проекта был легко читаемым и понятным.

   4. Добавьте длительность задач и контрольные даты на временную шкалу проекта.

   Наглядный план проекта позволяет легко увидеть, что нужно сделать и к какому сроку. Убедитесь, что у каждой задачи есть дата начала и окончания, чтобы ничего не пропустить. Функция перетаскивания TeamGantt делает этот этап планирования быстрым и легким.

   5. Соедините связанные задачи с зависимостями.

   Добавление зависимостей между задачами обеспечивает выполнение работы в правильном порядке, а также помогает спланировать риски задержки. Если ваш план меняется и вам нужно перемещать задачи, зависимости ускоряют процесс.

   6. Назначьте ответственных членов команды для выполнения задач.

   Таким образом, не будет путаницы в том, кто чем занимается, и ваша команда сможет обновлять и управлять своими повседневными задачами. Не забывайте проверять доступность команды по пути, чтобы не перегружать кого-либо слишком большим объемом работы.

   7. Используйте диаграмму RACI для более четкого определения ролей задач.

   Эта функция продвигает подотчетность еще на один шаг вперед, позволяя назначать более конкретные роли для каждой задачи: Ответственный , Подотчетный , Консультант и Информированный . Узнайте, как работают диаграммы RACI и что означает каждая роль.

   8. Добавьте почасовые оценки и/или баллы для каждой задачи.

   Это позволяет с первого взгляда увидеть подъем каждой задачи. Включение почасовых оценок в план проекта также позволяет более точно управлять рабочими нагрузками и отслеживать излишки.

   9. Цветовая маркировка задач для лучшей сканируемости.

   Вы можете использовать цвета для классификации задач по фазам проекта, приоритету, отделу или члену команды — все, что имеет визуальный смысл для вас и вашей команды.

   10. Добавляйте примечания для уточнения задач или уточнения важных деталей.

   Информации не бывает слишком много, если это означает, что у вашей команды есть все необходимое для качественного выполнения работы в срок. Используйте раздел Notes на вкладке Discussion , чтобы ввести любую информацию, которая может оказаться полезной для вашей команды.

   11. Загрузить важные документы в проект.

   Это обеспечивает доступ к файлам проекта для всех в централизованном хабе. Вы можете прикрепить свой документ по объему работ, требования к проекту, матрицу оценки рисков или даже творческий бриф, чтобы направить свою команду к успешному завершению.

   Примеры простого плана проекта

   Если вы впервые планируете проект или беретесь за проект совершенно нового типа, вам может быть трудно реализовать свой план. Итак, давайте взглянем на пару примеров планов управления проектами, которые вы можете использовать, чтобы генерировать идеи для собственного планирования.

   Пример плана строительства дома

   Строительство дома требует координации бригад и материалов помимо задач и сроков. Вот почему планирование особенно важно в управлении строительными проектами.