Создание и реализация проекта — Projecto
Когда вы ставите любую задачу самому себе и добиваетесь поставленной цели, вы даже не задумываетесь о таких словах, как планирование, эффективность, ресурсы, согласование и т.п. Всё это кажется каким-то незначительным: вот задача, вот её исполнение, а вот результат…
Но что, если задача будет не из разряда «полить цветы» (заметьте, даже здесь нужна некая периодичность и обязательная ответственность, ведь, если цветы не полить вовремя, они могут погибнуть), а, скажем, запустить строительство крупного торгового центра в Москве или даже сети торговых центров, организовать собственный СМИ-портал с тысячами материалов в разных категориях и со своим штатом редакторов/журналистов, запустить федеральную сеть автосервисов с привлечением инвесторов и т.п.?
Здесь уже нельзя просто «пойти и сделать». Любой руководитель любого предприятия подтвердит, что создание и реализация проекта, особенно крупного предполагает огромный пласт работ.
На самом деле это полноценный и очень важный бизнес-процесс. Для осуществления задуманного нужно составить максимально подробный план, разбитый на этапы, привязать его ко времени (установить конкретный срок для каждого из этапов, чтобы не было никаких накладок), рассчитать и распределить ресурсы, назначить, а иногда найти и нанять соответствующих исполнителей, правильно поставить им задачи, расставить контрольные точки и «держать руку на пульсе» до тех пор, пока проект не будет завершён.
Итак, чтобы лучше разобраться с процессом планирования и реализации нового проекта, нужно сначала подтянуть теоретическую базу. Методологии внутри каждого предприятия могут быть разными, но у всех есть общие черты, ведь задачи везде остаются задачами. Поэтому на всякий случай о терминах.
Определения
Создание проекта или реализация проекта – это некий системный процесс или цепь взаимосвязанных процессов, который/которые состоят из определённых действий, привязанных ко времени и направленных на достижение заданного результата.
Сами по себе проекты могут быть частью других, более сложных, или, наоборот, разбиваться на более мелкие.
Цели не всегда бывают фиксированными, они могут требовать уточнения в процессе выполнения действий или после некоторых этапов. Внутри проекта могут быть промежуточные цели и т.д.
Результат любого проекта – конкретный продукт, одна его единица или множество. Вот только продукты не всегда могут быть материальными. В бизнесе иногда ещё применяется термин «ценный конечный продукт» (ЦКП) – товар или услуга, имеющая ценность как внутри компании, так и за её пределами.
Если обобщить, то можно увидеть, что проект – это более масштабная и ответственная задача, часто имеющая большое количество подзадач.
Именно поэтому у нас в Projecto раздел проектов – это своего рода хаб для объединения или выделения в отдельные группы таких сущностей, как «События», «Задачи», «Документы» и «Файлы».
План и этапы реализации проекта
Любой проект имеет свой жизненный цикл.
Во многих программах обучения для менеджеров / управленцев выделяются одни и те же фазы жизни любых типов проектов. Назовём их ниже.
Основные этапы создания и реализации проекта:
- Генерация концепции (предпроектный или предварительный этап). Здесь производится постановка цели, а также оценивается необходимость и возможность её реализации.
- Разработка плана (планирование реализации проекта). На этом этапе важно правильно распределить имеющееся ресурсы и привязаться ко времени.
- Непосредственно реализация (для проектов с длительным жизненным циклом это фаза ввода в эксплуатацию и сама эксплуатация).
- Завершение проекта (его сдача, закрытие, угасание и т.п., всё будет зависеть от исходных целей и задач). Для каких-то проектов стадия завершения – это благо, а для каких-то катастрофа, например, если завершается жизненный цикл работы предприятия.
Внутри каждого из этапов могут происходить корректировки, смена курса, полный отказ от идеи, формирование новой стратегии, изменение приоритетов и т.
д. Все возможные риски максимально можно снизить за счет усиления контроля и сбора аналитики (получения качественных и количественных характеристик различных вложенных процессов в контрольных точках).
С другой стороны, при неправильном планировании и распределении задач излишний контроль и сбор метрик может дать обратный результат – привести к дестабилизации деятельности системы.
Значение и необходимость специальных инструментов управления проектами
Теперь, когда у вас уже есть теоретическая база, остаётся только правильно применить её на практике – то есть внутри своей компании, предприятия или команды.
Чем выше сложность проекта, тем больше нюансов нужно учесть. Старый «дедовский» способ с записями в блокноте при больших масштабах уже никак не поможет.
Одно дело, когда вам нужно распланировать работу персонала из 5-10 человек на день (это оперативное планирование), а другое, когда у вас в работе крупный инновационный и/или инвестиционный проект.
Рынок инструментов для планирования существует не первый день.
Здесь есть разные реализации: оффлайн-программы (так называемые планировщики), специальный корпоративный софт (ERP-системы, системы электронного документооборота и т.п.), а также облачные сервисы (готовая SaaS-инфраструктура).
У каждого типа решений есть те или иные достоинства и недостатки.
Большинство классических планировщиков обычно подходит только для личного использования, даже если все задачи хранятся в облаке и есть готовое мобильное приложение.
Для бизнеса наиболее интересны ERP-системы и облачные системы управления проектами.
Корпоративные ERP-системы устанавливаются на рабочие места пользователей, часто требуют доработки (адаптации под запросы конкретной компании) и оплаты услуг внедрения/сопровождения. Даже если сама система поставляется бесплатно, вам всё равно придётся покупать мощный сервер и организовывать для него всю необходимую структуру самостоятельно (питание, локальная сеть, резервное копирование и т.п.). А это серьёзные разовые (капитальные) финансовые вложения.
Такие системы могут позволить себе только крупные предприятия.
Наиболее выгодными в плане соотношения цены и качества для малого и среднего бизнесаявляются облачные системы управления проектами. Даже если система предполагает ежемесячную оплату. Это будут оперативные расходы, а не капитальные, как в случае с корпоративными ERP. Всю необходимую инфраструктуру вы получаете сразу (без развёртывания и с минимальными усилиями для внедрения). Сервис доступен с любых устройств и в любое время дня и ночи. Любые проблемы решаются штатными специалистами, ведь это включено в оплату. Вам не нужно искать среди ночи приходящего сисадмина или вызванивать штатного специалиста из отпуска.
Остаётся только правильно подобрать сервис. Чтобы он подходил под ваши технические требования, мог легко подстроиться под имеющуюся методологию управления, решал все стоящие перед ним задачи и быстро осваивался сотрудниками.
Вот тут мы и подошли к самому важному!
Разработка и реализация проектов в Projecto
Функционал Projecto отлично сочетается с работой над проектами внутри коммерческой организации любого размера и типа.
Он универсален для любой методологии.
Что «под капотом»?
- Проекты можно делить на группы, например, для выделения тематики: «Работа с персоналом», «Работа с финансами» и т.п. Критерии деления не автоматические, поэтому вы сможете разделить проекты так, как удобно вам.
- Параметры привязки ко времени – опциональные. Если вам нужны чёткие временные рамки для конкретного проекта, вы можете их задать (начало и конец, или только начало, только конец).
- Тип проекта. Новая сущность необязательно должна ставиться кому-то на исполнение в приказном порядке. Сотрудник может создавать свой личный проект и определять в нём перечень своих собственных задач. В обычном проекте можно задействовать других сотрудников, а корпоративные будут видны сразу всем работникам предприятия, зарегистрированным в системе.
- Внутри команды создаваемого проекта можно выбрать не только участников, но и назначить руководителя. У него будет больше полномочий для контроля и организации процесса.
- По мере работы над проектом будет меняться его статус. В системе предусмотрены все возможные состояния (запланирован, в процессе, приостановлен, завершён, провален, неактуален, на согласовании).
- Вспомогательные возможности – метки (теги), логотип (для более удобного визуального восприятия и соотнесения), личные и общие заметки.
Реализация проекта осуществляется задействованными сотрудниками в рамках поставленных целей и задач. Управление целями и задачами становится доступно уже после создания проекта. И целей, и задач может быть любое количество.
Что касается непосредственно задач
Задачи – это сущность для реализации любого проекта.
- Вы можете назначить исполнителя и наблюдателя или целые группы сотрудников в нужном статусе.
- Можно определить место и время (начала/завершения).
- Есть встроенная система управления напоминаниями, которые можно организовать на определённый интервал перед назначенной датой, точно в нужную дату или с заданной периодичностью (по дням недели или месяца).
- Задачу легко можно сделать периодичной. Повторы привязываются к дням недели, дням месяца, заданному временному промежутку и т.д.
- Одну задачу можно соотнести сразу с несколькими разными проектами.
Цели – это самостоятельные сущности внутри проекта
- Их можно планировать на определенный срок.
- У них есть свой статус (поручена, в процессе, достигнута, провалена, неактуальна).
- Цель можно связать с определенными задачами (одной или целым перечнем). Таким образом, проект можно разделить на более мелкие составляющие и промежуточные этапы.
По каждому проекту ведется автоматическая история событий. К нему можно прикрепить файлы и заметки.
Когда проект будет готов?
Понятно, что автор проекта или его руководитель может менять его статус, когда посчитает это нужным. Но как быть в ситуациях, когда проект ответственный и связан со сложными бизнес-процессами?
Для этих случаев вы можете назначить проектный комитет. Тогда готовность тех или иных задач/целей будет определять коллегиальный орган.
Проект можно будет закрыть только после согласования статуса всеми участниками комитета.
Обсуждение, обсуждение и ещё раз обсуждение…
Чат прикреплен к любому проекту и к задачам. А цели… цели можно только достигать или проваливать. Здесь комментировать нечего. Поэтому и функционала обсуждения у них нет.
Внутри чатов сотрудники могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами (загружаются извне или из файлового хранилища Projecto) и заметками (это как аналог самостоятельных страниц, на которых можно разместить различную информацию, изображения, ссылки, списки и т.п., заметки можно прикреплять к разным проектам и откреплять от них).
Сквозной поиск поможет найти элементы и сообщения, которые могли затеряться в ленте, нужные файлы и документы.
Внутри чата можно упоминать конкретных сотрудников (им придёт специальное уведомление) и выбирать конкретные сообщения для ответа (чтобы было понятно, к чему относится ваше высказывание).
А как же контроль?
На самом деле – это важный вопрос.
Это ключевая функция всей системы. Сопровождение реализации проекта в Projecto хорошо визуализировано:
- Вы можете фильтровать проекты по статусу.
- Каждый из них можно экспортировать в PDF или в табличном формате.
- По умолчанию колонка с задачами отображается в виде таймлайна с выделением промежуточных целей. Но вы можете переключиться на отображение в виде графика Ганта, Канбан-доски или календарного графика.
- Задачи и цели тоже можно фильтровать по статусу, экспортировать и искать по определенным критериям.
Получается, что управление реализацией проекта у вас как на ладони – всё в одном месте, наглядно и одновременно просто.
Остаётся только настроить систему уведомлений, чтобы всегда держать руку на пульсе и не пропустить важное событие/мероприятие. А ещё лучше, получать уведомления на смартфон. Хотя, подождите! У нас же есть как раз для этих целей есть готовые нативные приложения для iOS и Android.
С Projecto создать и реализовать проект будет легко, даже если он очень сложный.
7 советов, как запустить свой проект: путь от идеи до реализации
Сформулируйте свою идею в одном предложении или у вас нет идеи! Авторы проектов и участники хакатона «Чего хочет Пермь», гражданские активисты, представители НКО собрались 18 марта в учебном центре «Room 404», чтобы обсудить проблемы реализации проектов на митапе «Социальный проект: от идеи к воплощению».
Денис Галицкий, пермский правозащитник с большим опытом создания и реализации социальных проектов, организовал дискуссию вокруг ключевых вопросов проектирования: идея, аудитория, продвижение, реализация. Вот основные тезисы дискуссии.
1. Вам необходимо четкое представление об идее проекта. Важно, чтобы вы могли описать свой проект в одном предложении, и все было понятно.
2. Выберите довольно узкую нишу, работайте в ней. Сегодня это основной принцип в бизнесе, но и для социальных проектов это важно. Широкий охват не подходит, нужно сужать: не экология вообще, а отдельно взятая территория, отдельный аспект, конкретная проблема.
Это поможет не только в понимании целей и задач проекта, это поможет объяснить необходимость проекта аудитории.
3. Идея должна быть воодушевляющей. Это важно для аудитории. Нужна эмоция, чтобы люди отреагировали, заметили проект. Это важно для вовлечения. Волонтеров можно привлекать деньгами и административным путем, а можно рассказать им об идее проекта, и они сами захотят помочь.
При этом нужно помнить, что эмоции могут быть разными, нужно выбрать подходящую и конструктивную.
4. Аудитория проекта должна быть узкой и осязаемой. Это должны быть люди, объединенные одной или несколькими характеристиками. Вам важно знать особенности этих людей, их характеристики, мотивацию.
Представляя аудиторию, легче планировать мероприятия, писать тексты. Пусть, например, это будут любители желтых носков. Может быть, их в регионе будет всего тысяча, но это ваша аудитория, о проблемах которой вам известно.
5. Действуйте неординарно. Вам нужно быть медийным лицом.
Медиа играют большую роль. Они помогают продвижению проекта, формируют репутацию. Известным проектам, активистам, организациям больше доверяют – такова жизнь. Как достигнуть известности?
Есть разные способы: можно стать экспертом в своей сфере, стать заметным после акций и проектов, организовывать что-то необычное, не такое, как у всех. Вот пример небольшого эксперимента: анализы крови в разных лабораториях дали разные результаты.
6. Делайте то, что вам нравится. Так легче добиться успеха. В этом случае вы сможете приложить больше усилий, импровизировать и творчески решать проблемы. Ваш проект будет частью вашей жизни – и это хорошо для проекта.
7. Нужно создавать бэкграунд проекта. Собирайте цифры, факты, исследования, свидетельства, вырезки из газет, фотографируйте, снимайте видео – всякая информация может быть полезна. Вы не знаете сейчас, где она пригодится, но в нужный момент это случится!
Пример использования накопленного бэкграунда: деревья возле пермской городской администрации ежегодно высаживают в теплое время года, а зимой при уборке снега их срезают бульдозеры.
На митапе опытом поделились авторы проектов-победителей хакатона «Чего хочет Пермь». Надежда Баглей и Елена Плешкова рассказали о текущей работе над проктом «Природа Перми».
Михаил Гарбузенко – о работе над порталом maperm.ru. Аудитория, подготовленная Денисом Галицким, сразу же вступила в активное обсуждение проектов, их целей, технологий. Времени, отведенного для митапа, не хватило, чтобы обсудить все вопросы. Общение перевели в онлайн.
Создать проект в Project Desktop
Рабочий стол Project Быстрый старт
Обучение проектам
Рабочий стол Project Быстрый старт
Рабочий стол Project Быстрый старт
Создать проект
Создать проект
Статья
Изменить проект
Статья
Управлять проектом
Статья
Узнать больше
Статья
Следующий:
Краткое руководство по Project Online
В проекте вы можете:
Создавайте проектные команды и распределяйте ресурсы.
См. различные представления задач и ресурсов.
Измерение прогресса.
Управление бюджетом.
org/ListItem»>Создание планов проекта.
Примечания:
Это краткое руководство предназначено для Microsoft Project 2019, 2016 и подписки Microsoft 365 Project Online Desktop Client.
Project Online имеет некоторые дополнительные функции, поддерживающие интерактивное взаимодействие.Дополнительные сведения о создании нового проекта см. в разделе Создание нового проекта.
Project Online имеет некоторые дополнительные функции, поддерживающие интерактивное взаимодействие.Создать проект из шаблона
Открытый проект.
Или выберите Файл > Новый , если вы уже работаете с планом проекта.Выберите шаблон или введите в поле Поиск онлайн-шаблонов и нажмите Enter.
Или выберите Пустой проект , чтобы создать проект с нуля.
org/ListItem»>При выборе шаблона выберите нужные параметры и выберите Создать .
Измените ресурсы, задачи и продолжительность в шаблоне, чтобы они соответствовали вашему проекту.
Примечание. Чтобы создать новый проект из существующего, измените даты начала и окончания проекта, а затем сохраните файл проекта под новым именем или в другом месте.
Добавить задачи в проект
Выберите Представление > Представления задач > Диаграмма Ганта .
Введите имя задачи в первое пустое поле Имя задачи .
Нажмите Enter.
Повторите шаги 2 и 3, чтобы ввести нужные задачи.
Если добавление задач по одной начинает занимать слишком много времени, вы также можете:
Добавляйте сразу несколько задач.
Вырежьте и вставьте список из другой программы.
org/ListItem»>Импортируйте список задач с сайта SharePoint.
Создать новый проект — Служба поддержки Майкрософт
Клиент Project Online для настольных ПК Project профессиональный 2021 Project Server с подпиской Project Standard 2021 Project профессиональный 2019 Project Server 2019 Project Standard 2019 Project профессиональный 2016 Project Server 2016 Project Standard 2016 Project профессиональный 2013 Project Server 2013 Project Standard 2013 Project 2010 Project Standard 2010 Project Online Дополнительно …Меньше
Вы всегда можете создать новый проект из шаблона или другого проекта. Но если вам нужно начать заново, вы можете создать пустой файл проекта:
Щелкните Файл > Новый > Пустой проект .
Это дает вам чистый холст для работы.
Если вы не знаете, что делать дальше, читайте дальше.
Примечание. Краткое введение в основные задачи в Project см. в разделе Краткое руководство по Project.
Что делать с вашим новым проектом
Установите дату начала или окончания проекта
Установите имя или заголовок и другие свойства файла
Добавить задачи
Показать сводную задачу проекта
Куда пойти отсюда
Установите дату начала или окончания проекта
org/ItemList»>Щелкните Проект > Информация о проекте .
Перейдите к Расписание из поля и выберите Дата начала проекта или Дата окончания проекта .
Добавьте дату в поле Дата начала или Дата окончания .
Совет по управлению проектом Планируйте с даты окончания, чтобы выяснить, насколько поздно вы можете начать проект и при этом уложиться в срок.
Измените параметр выше, чтобы запланировать его с даты начала после начала работы, чтобы вы могли видеть, когда изменения ставят под угрозу крайний срок.
Как только вы получите общую картину, Project поможет вам разобраться в деталях расписания:
Используйте календарь для изменения рабочих дней и часов.
Добавляйте в расписание праздники или любое нерабочее время.
Установите дни отпуска для людей, работающих над проектом.
org/ListItem»>Настройте другой календарь для конкретной задачи.
Верх страницы
Установите имя или заголовок и другие свойства файла
Сохраните свой проект, чтобы дать ему имя или название. Вы можете изменить имя и другие свойства файла в любое время.
Щелкните Файл > Информация .
Справа щелкните Информация о проекте , а затем щелкните Дополнительные свойства .
На вкладке Сводка введите имя в поле ПТС коробка.
Добавьте любую другую информацию, которую вы хотите включить в файл проекта.
Примечание. Чтобы вернуться к представлению проекта, нажмите кнопку «Назад» .
Верх страницы
Добавить задачи
Большинство проектов начинают свою жизнь со списка задач в Excel, Word или даже на листе бумаги.
Прежде чем вы сможете планировать эти задачи и управлять ими, вам необходимо добавить их в файл проекта.
Добавить задачи вручную То есть ввести их в Project.
Вырезать и вставить Project запоминает структуру схемы, созданную вами для ваших задач в Word, Outlook или PowerPoint, и делает их сводными задачами и подзадачами при вставке их в Project (только в Project 2013 и более поздних версиях).
Импорт данных из Excel Если в вашем списке задач Excel есть продолжительность, смета расходов, крайние сроки или другие данные о проекте, вы также можете их перенести.
Синхронизация с SharePoint Вы можете работать с Project в SharePoint. После того, как вы запланируете эти задачи, члены вашей команды смогут просматривать расписание и обновлять свою работу в SharePoint, а вы будете видеть изменения в Project. И наоборот.
Как только вы их добавите, вы сможете начать работать со своими задачами:
Установите даты их окончания и даты начала.
Свяжите их вместе, чтобы создать зависимости между ними.
Добавляйте вехи, чтобы отметить важные события в расписании.
Составьте план своего проекта со сводными задачами и подзадачами.
Верх страницы
Показать сводную задачу проекта
Суммарная задача проекта содержит все остальные задачи и отображается вверху списка задач. Project по умолчанию скрывает сводную задачу проекта. Чтобы включить его, перейдите к диаграмме Ганта, нажмите Формат , а затем отметьте Сводная задача проекта .
Верх страницы
Куда идти дальше
Добавьте людей (ресурсы) в проект.
Назначьте им задачи.
Сохраните свой проект.
org/ListItem»>Опубликуйте его в Project Web App.
При создании нового проекта в Project Web App доступны следующие параметры:
Корпоративный проект. Этот параметр создает проект, доступный для редактирования в Project Web App.
Список задач SharePoint. Этот параметр создает проект как сайт проекта. Используйте список задач на сайте проекта, чтобы перечислить задачи для вашего проекта. По мере создания списка задач на этом сайте проекта эти задачи будут доступны для просмотра в Центре проектов в Project Web App.
В вашей организации может быть несколько разных шаблонов для создания новых проектов, поэтому вам следует выбрать шаблон, наиболее подходящий для создаваемого вами проекта.
Создать новый корпоративный проект
Чтобы создать новый корпоративный проект:
На панели быстрого запуска нажмите Projects .
На вкладке Projects щелкните New , а затем выберите Enterprise Project или выберите шаблон корпоративного проекта, характерный для вашей организации.
На появившейся странице введите соответствующую информацию в поле Имя , Описание и Дата начала поля, а затем выберите Окончание .
Заполните как можно больше информации на страницах, созданных для вашего проекта. После ввода информации на вкладке Задача или вкладке Проект в группе Проект нажмите Сохранить . Каждая страница проекта отображается на панели быстрого запуска под названием проекта, пока проект открыт. Вы можете перемещаться между страницами, щелкая ссылки быстрого запуска или щелкая Предыдущий и Следующий на вкладке Проект в группе Страница .
Если проект или предложение связаны с рабочим процессом с несколькими этапами, вы можете нажать Отправить , чтобы запустить рабочий процесс, как только вы добавите как можно больше информации на страницы сведений о проекте.
Когда вы впервые создаете проект или предложение, они видны только владельцу проекта. Чтобы сделать его видимым для членов команды, которым назначены задачи в проекте, необходимо опубликовать проект. Дополнительные сведения о публикации проекта см. в разделе Публикация проекта.
Создать новый проект списка задач SharePoint
Чтобы создать новый проект списка задач SharePoint:
На панели быстрого запуска щелкните Projects .
На вкладке Projects нажмите New , а затем выберите Список задач SharePoint или выберите шаблон проекта списка задач SharePoint, характерный для вашей организации.
На странице Создать новый проект введите имя нового проекта и нажмите Готово .
Примечание. Если вы уже начали план проекта с использованием списка задач в Microsoft SharePoint Foundation 2013, вы можете нажать Импорт с сайтов SharePoint для добавления этого списка в качестве проекта в Project Center. Дополнительные сведения см. в статье Добавление существующего списка задач SharePoint в Project Web App.
После создания сайта проекта щелкните изменить в сером поле слева от веб-части Сводка проекта .
Используйте страницу Задачи , чтобы добавить задачи вашего проекта, включая информацию Срок выполнения и Назначено .
Совет: Дополнительные сведения о создании задач на сайте проекта см. в разделе Добавление задач в проект.
После создания этого списка задач, если вы вернетесь в Project Web App, вы увидите его как проект в Центре проектов. Обновления, внесенные в список задач на сайте проекта, отражаются в Центре проектов в Project Web App.